Мониторинг времени выполнения работ

Содержание:

Toggle

Мониторинг времени выполнения работ

Мониторинг времени выполнения работ

Основная цель отслеживания хода работ состоит в том, чтобы как можно раньше заметить отрицательное отклонение от плана и определить, нужны ли корректирующие действия.

Основой для сравнения плана с фактическим ходом работ служит сетевой график. Типичными инструментами контроля являются графики Ганта.

Рис. 6.1 показывает график Ганта с указанием последней информации по проекту на седьмом периоде.

Рис. 6.1. График Ганта, демонстрирующий статус графика

Прямоугольная таблица под схемой выполнения плана обозначает фактическое время начала и окончания для выполненных операций или любую часть выполненной операции (см. операции A, B, C, D и E).

Например, фактическое время начала для операции С — период 2, фактическое время окончания — период 6, фактическая продолжительность — 4 единицы времени, а не 5 периодов, как по первоначальному графику.

Незавершенные еще операции показывают фактическое время начала до настоящего момента, продолжающая линия показывает оставшееся по графику время (см. операции D и Е).

Оставшееся прогнозируемое время для операций D и Е обозначено заштрихованной линией.

Операция F, которая еще не выполнялась, обозначает параллельными линиями пересмотренное время фактического начала (10) и окончания (14).

Обратите внимание, как обозначается продолжительность, отличная от первоначального графика, как в случае операций D и Е.

Либо операция завершена, и этот факт известен, либо новая информация говорит о необходимости пересмотра оценки затрат времени и отражении их в отчете о статусе.

Для операции D пересмотренная продолжительность по прогнозам составит 4 единицы времени, что на один период времени дольше первоначального графика.

График контроля расписания — еще один инструмент мониторинга хода выполненных работ и оценки тенденций.

На рис. 6.2 представлен график контроля проекта.

Рис. 6.2. Схема контроля графика проекта

График используется для того, чтобы представить расхождения между запланированным по графику временем на критическом пути в каждый конкретный день с фактической точкой на критическом пути.

Хотя из рис. 6.2 видно, что проект начал отставать от графика практически сразу, вычерченная схема показывает, что благодаря корректировке проект удалось вернуть к намеченному графику. Если тенденция сохранится, то проект начнет опережать график.

Так как намеченное графиком время операций представляет собой средние показатели продолжительности операций, четыре результата наблюдений, отклоняющиеся в одном направлении, показывают, что существует большая вероятность того, что это есть явная тенденция.

СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ Отчеты о ходе выполнения проектов в Microsoft

В Microsoft каждому программному продукту соответствует отчет о ходе выполнения проекта.

Каждый месяц проектные команды направляют эти отчеты Биллу Гейтсу и другим руководителям верхнего звена, а также управляющим сложных проектов.

Отчеты о статусе краткие и имеют стандартный формат.

Отчеты о ходе выполнения проекта — важный механизм для обмена информацией между руководителями компании и управляющими проектами. Как говорит Гейтс: «Я получаю все отчеты о ходе выполнения проекта.

Отчеты о ходе выполнения проекта включают график, в том числе и сроки выполнения отдельных этапов проекта, любые изменения в спецификации, любые комментарии типа «мы не можем найти и нанять нужный персонал»

Отчет идет к тем менеджерам, которые управляют всеми другими группами, от которых они зависят.

Управление рабочим временем сотрудников позволяет контролировать ход выполнения работ, поручений, проектов и, в целом, деятельность компании, вовремя принимать, если потребуется, корректирующие решения и адекватно оценить труд работников. В статье рассказано, как решить эти задачи, используя систему «1С:Документооборот».

Планирование рабочего времени сотрудников можно условно разделить на краткосрочное и долгосрочное. Долгосрочное планирование — это планирование работ, например, в проектах, которые требуют для своего выполнения строго отведенного времени. Ограничением служат сроки самого проекта и сроки решения проектных задач. У каждой проектной задачи, кроме срока выполнения, имеется ещё трудоемкость, выражаемая обычно в человекочасах, и ответственные. Помимо этого, долгосрочное планирование предполагает инвестиции временного ресурса сотрудника и материального ресурса компании в будущее. Обычно проектные задачи имеют наивысший приоритет.

Краткосрочное планирование — это планирование ежедневного выполнения работ, поручений, которые необходимо сделать в ближайшее время, часто срочно или даже «вчера». На выполнение этих работ тоже необходимо время сотрудника, но следует находить баланс между стратегическими задачами и оперативными/тактическими задачами.
При планировании рабочего времени сотрудников среднестатистический руководитель сталкивается с рядом проблем:

1. Как не забыть, какие задачи я кому поставил?
2. До какого числа кто и что должен был сделать?
3. На каком этапе находится выполнение той или иной работы?
4. Как узнать, будет ли порученная работа сдана в срок или нет?
5. Чем занимаются подчиненные, если работа не выполняется?
6. Могу ли я привлечь сотрудника к выполнению других работ, например, в проектах, есть ли у него на это время?

При этом и сотрудникам, которые выполняют те или иные работы и поручения, приходится постоянно искать ответы на не менее важные вопросы:

1. Кому, что и к какой дате я должен сделать?
2. Есть несколько дел, с чего начать?
3. Если вижу, что не успеваю, что делать?
4. Успею ли я сделать работу в срок, есть ли у меня на это время? К какому сроку смогу выполнить работу?

Казалось бы, довольно простые вопросы, однако часто они «отдаются на откуп» руководителям и подчиненным, и каждый решает их автономно и по-своему, поскольку единой системы управления рабочим временем, поручениями и контролем их выполнения у большинства компаний нет. Её отсутствие влечет за собой невыполнение обязательств сначала между внутренними поставщиками и клиентам (например, закупками и продажами), а затем и между компанией и ее клиентами. Компания недополучает выручку, прибыль, повышаются репутационные риски, снижается имиджевая составляющая компании.

При построении системы управления рабочим временем руководителю необходимо ответить на вопросы:

1. Как запланировать работы/поручения сотрудникам так, чтобы выполнить их в срок?
2. Что делать, если что-то не успеваем, и при этом минимизировать потери?
3. Как оценить правильность использования рабочего времени и заплатить сотруднику компенсацию за потраченное время?

Планирование затрат рабочего времени и контроль исполнимости планов

Для построения системы управления рабочим временем можно и целесообразно использовать информационную систему «1С:Документооборот». Начинать следует с внесения нормативно-справочной информации и проверки исполнимости планов до начала выполнения работ.

Шаг 1. Определение, сколько валового времени имеется у компании. Для этого необходимо в ДО заполнить производственный календарь, указав в нём рабочие и выходные дни (рис.1).

Рис. 1. Производственный календарь

Шаг 2. Ввод в базу «1С:Документооборот» перечня сотрудников, чьим рабочим временем планируется управлять, и назначение графиков работы (рис. 2). Это стандартный функционал системы, необходимо только корректно заполнить справочники. Для этого можно использовать, например, данные из информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» , если в ней ведётся расчет заработной платы.

Рис. 2. График работы сотрудника

Шаг 3. Инвентаризация будущих расходов времени на проекты по сотрудникам. Хотя компании и отдельные руководители могут использовать в своей деятельности различные инструменты планирования, однако для управления рабочим временем сотрудников важно определить единую среду создания календарно-сетевых графиков. Поэтому каждому руководителю проекта созданные в других средах проекты и графики их выполнения нужно загрузить в «1С:Документооборот». То есть, всю информацию по планируемым затратам времени нужно собрать воедино (рис. 3).

Рис. 3. Информация по планируемым затратам времени

При этом, создавая графики проектов, нужно обязательно указывать начало и окончание выполнения проектной задачи, исполнителей и плановые трудозатраты, которые обычно согласовываются с сотрудниками на этапе планирования проекта. Обязательно следует указывать и последовательность выполнения проектных задач, т.е. строить диаграмму Ганта (рис. 4).

Рис. 4. Диаграмма Ганта

Очень важно перевести в «1С:Документооборот» все планируемые работы, не только проекты уровня компании, но и функциональные проекты (проекты одного исполнителя), т.е. те, которые непосредственные руководители формируют для своих подчиненных на месяц, квартал.

Шаг 4. Получение сводного отчета по плановым затратам рабочего времени. Обычно он имеет форму таблицы, в которой все затраты времени сгруппированы по сотрудникам, периодам, видам проектов и самим проектам. Отчет показывает, сколько запланировано времени на проекты, а сколько на функции, сколько времени не запланировано, т.е. свободно у каждого исполнителя (рис. 5).

Рис. 5. Сводный отчёт по затратам рабочего времени

Оценка на уровне квартала/месяца важна для того, чтобы однозначно определить, можно ли указанным человеческим ресурсом выполнить запланированный объем работ. Дополнительный плюс отчета в том, что можно посмотреть, насколько загружены (перегружены или недогружены) сотрудники в тот или иной период времени, например, на следующей неделе (рис. 6).

Рис. 6. Загрузка исполнителей

Необходимо регулярное проведение такого анализа, поскольку перегрузка сотрудника недопустима, и придётся в установленном законодательством порядке выводить сотрудника на сверхурочную работу, либо быть готовым, что проектные задачи не будут выполнены в срок.

Отчет позволяет провести такой анализ до начала реализации проекта и решения проектной задачи. По результатам анализа можно выявить несоответствия и своевременно их устранить, другими словами, выровнять нагрузку на сотрудников в анализируемом периоде. Например, перенести некоторые проектные задачи на более поздний срок.

Мониторинг и анализ исполнимости планов необходимо производить ещё и потому, что сотрудник может быть занят не только в проектах, но и ежедневно выполнять другие работы и поручения, которые не были запланированы ранее. Необходимо резервировать время под выполнение рутинных процессов, затраты на которые определяются на этапе описания бизнес-процессов компании.

Когда плановые затраты определены, исполнимость планов проверена, можно приступать к их реализации, выдавая поручения и контролируя их выполнение с учётом трудозатрат, и производить расчет мотивационной составляющей.

Мониторинг выполнения плановых работ

Когда определены планы работ, необходимо обеспечить своевременное их выполнение. Решение этой задачи сводится с использованием «1С:Документооборот» к выдаче поручений и контроля их выполнения по срокам и трудозатратам.

Выдача поручений сотрудникам. Для этого можно воспользоваться механизмом ввод на основании, который позволяет упростить работу и избавить от повторного ввода данных, которые уже хранятся в информационной базе (рис. 7).

 

Рис. 7. Выдача поручений сотрудникам

При этом на рабочем месте сотрудника в перечне задач единого информационного пространства появляется новая, которую необходимо выполнить к указанной дате с определенными трудозатратами.
Выдерживать сроки выполнения и трудозатраты работ важно, поскольку:

• выполненная в срок задача позволяет своевременно завершить текущий проект;
• выполненная в срок задача с затратами времени, меньшими или равными плановым, позволяет выполнить в срок другие проекты компании.

Принятие работ к исполнению. Задачи могут поступать к сотруднику и от его непосредственного руководителя, и из смежных подразделений (в зависимости от организационной структуры и специфики деятельности предприятия).

Поэтому сотруднику необходимо определить, как ему распорядится рабочим временем. Он вправе отказаться от некоторого количества задач, попросить руководителя перенести сроки проектных задач или перенаправить задачи другим сотрудникам. Если же сотрудник имеет возможность выполнить задачу, он нажимает в «1С:Документооборот» кнопку «Принять к исполнению». После чего приступает к непосредственному выполнению задач.

Отметки выполнения задач и указание фактических трудозатрат. Это необходимо для анализа причин невыполнения задач, а также для расчета компенсационной составляющей затрат рабочего времени сотрудника, т.е. вознаграждения за труд. Отметки о выполнении позволяют руководителю проекта и непосредственному руководителю видеть, как выполняется проект и решается та или иная задача, что необходимо для оперативного контроля процессов и принятия, если потребуется, корректирующих решений.

Компенсация за потраченное рабочее время

Когда задачи выполнены, необходимо произвести расчет вознаграждения за труд (или компенсации за потраченное рабочее время). В различных компаниях и их подразделениях расчёт может проводиться по различным, часто не систематизированным, правилам. Важно выстроить такую систему, которая позволяет мотивировать сотрудника на своевременное выполнение задач с трудозатратами, не превышающими плановые значения.

Оценить деятельность сотрудника за определённый период можно, сформировав отчет по принятым к исполнению задачам (рис. 8).

 

Рис. 8. Отчет по принятым к исполнению задачам

Если сотрудник выполнил задачи своевременно и уложился в планируемые трудозатраты, ему необходимо начислить компенсацию за рабочее время (вознаграждение за выполненную работу) в установленном в компании порядке. Если же задача выполнена с отставанием, то необходимо мотивировать сотрудника на выполнение задач в срок.

Работу над каждым проектом можно разбить на несколько этапов. Успешная реализация и конечный результат во многом зависит от того, как было организовано управление командой и всеми процессами. Под управлением понимают четкую постановку задач, оперативное реагирование на комментарии, ведение календаря рабочего времени и контроль соблюдения установленных сроков.

В этой статье подробно обсудим последний пункт — управление сроками. Рассмотрим главные управленческие процессы, планирование и инструменты для автоматизации управления сроками.

Главные управленческие процессы

Управление проектом — многосложный процесс, состоящий из нескольких компонентов:

1. Планирование и составление списка работ. В рамках этого процесса руководитель должен расписать все операции и их последовательность для достижения сформулированных целей. Слаженно работать в условиях многозадачности можно, используя специальные инструменты для автоматизации бизнес-процессов. Например, готовое решение от «КСК. Технологии» поможет формировать разные по уровню вложенности списки дел, разбивая их на категории по уровню приоритетности, и назначая исполнителям соответствующие задачи.
2. Выстраивание концепции связей между отдельными работами. Такой метод помогает распределять задачи между разными структурными подразделениями. Часто в рамках работы над одним проектом задачи пересекаются и, если использовать такой подход, можно упростить работу.
3. Разбивка по времени. Все задачи разбивают на самостоятельные группы — это обеспечить логичность и последовательность выполнения. Чтобы назначенный исполнитель не пропустил сроки сдачи готовой работы, можно установить напоминание.
4. Контроль. Когда задачи сформулированы и поставлены, важно обеспечить контроль их исполнения, а также соблюдение сроков. Используя инструменты «КСК. Технологии», можно отслеживать работу над задачами в режиме онлайн. Руководитель проекта и постановщик задачи всегда будет в курсе происходящего и сможет дать объективную оценку эффективности персонала.

Также при реализации проекта важно организовать планирование и подойти к этому вопросу комплексно. Как это сделать — рассматриваем дальше.

Планирование в рамках проекта

Благодаря специальным инструментам автоматизации бизнес-процессов, можно организовать планирование в рамках одного и нескольких проектов. Некоторые из доступных опций:

• Составление списка с задачами на день. Можно создавать чек-листы, а по мере готовности каждого задания вычеркивать его из списка.
• Планирование на неделю. Можно заранее на неделю вперед расписать задачи для каждого исполнителя, а в зависимости от того, как протекает работа над проектом, корректировать их. Также каждую неделю удобно ставить типовые регулярные задачи.
• Долгосрочное планирование. Эта опция позволяет составить список дел и целей, которые нужно достичь за определенный период.

Планирование упрощает работу руководителей и всего персонала. Когда информация по проекту упорядочена, у каждой задачи прописаны дедлайны и цели, легко искать нужные данные и удобно работать, не путаясь в сроках и приоритетности заданий. Но для правильного планирования важен еще один шаг — рассчитать время работы для проекта (в целом и для каждой задачи конкретно). Обсуждаем, как это можно сделать.

Процесс расчета сроков проекта

Три основных шага на этапе подготовки реализации проекта, которые помогут рассчитать сроки:

1. Оценка задач. После того как проект принят в разработку, команда во главе с руководителем должна внимательно изучить список требований клиента. На этом этапе нужно разделить весь объем работ на отдельные функциональные части или задачи.
2. Расчет сроков. Когда каждый специалист определит, сколько времени ему потребуется для решения своей задачи в рамках проекта, руководителю необходимо просчитать страховку — количество дополнительного времени, которое может потребоваться, если возникнут непредвиденные обстоятельства. В каждой компании есть своей «множитель» или процент, который умножают на фактический срок разработки.
3. Определение приоритетности задач. После того как проект разделен на задачи и рассчитаны сроки, важно разобраться с очередностью исполнения отдельных работ. То есть, на начальном этапе параллельно запускается в работу несколько задач, которые являются приоритетными для дальнейшей работы. А после их завершения, когда будет готова необходимая база, другие специалисты смогут приступить к выполнению своих задач.

Управленческие процессы, а также расчеты сроков реализации проекта занимают много времени, если делать это вручную. Вот почему все больше современных компаний переходят на платформы для автоматизации бизнес-процессов. В этом направлении компания «КСК. Технологии» подготовила свое решение.

Автоматизация управления сроков проекта от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Представляем новый инструмент российского разработчика для автоматизации бизнес-процессами в компании, в том числе сроками. Разработка КСК.Service&Teamwork поможет сделать работу над отдельными задачами или над проектом в целом более эффективной. Функционал позволяет подстраивать списки задач под себя, для получения актуальной информацией по текущим задачам настраивать фильтры.

КСК.Service&Teamwork рассчитан на работу с простыми и сложными проектами, последовательное и параллельное выполнение задач с большим количеством подзадач. Встроенные инструменты помогают упростить совместную работу над проектами, отслеживать качество и скорость выполнения задач, получать аналитические данные по каждому проекту и отчеты.

Выбирайте свой тариф КСК.Service&Teamwork на сайте компании-разработчика «КСК ТЕХНОЛОГИИ» и управляйте сроками проекта более эффективно.

Использовать механизмы по управлению рисками проекта и давать оценку вероятности возникновения проблем необходимо постоянно, так как разобраться со всеми проблемами раз и навсегда невозможно. Поскольку задача долгосрочная, на каждом этапе важно организовать:

• сбор информации о рисках и возможность для документирования;
• хранение и передачу информации о реализованных задачах;
• мониторинг статусов рисковых ситуаций;
• контроль процессов проектным менеджером.

Учесть все вышеперечисленные требования поможет процессный подход, благодаря которому выстраивается последовательность задач и контролируется их выполнение в автоматическом режиме.

Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» предлагает готовое решение для реализации процессного подхода — инструмент КСК.Service&Teamwork. Функционал инструмента помогает автоматизировать основные бизнес-процессы в компании, повысить эффективность взаимодействия внутри команды проекта, улучшить качество и сроки выполнения каждой задачи.

Опыт клиентов

6

Понятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

• Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
• Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
• Определять время окончания работы.
• Выявлять прогульщиков.
• Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

• человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
• форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте. 

---

Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.

---

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

• выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
• телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
• скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
• содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
• присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

• итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;
• промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;
• периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
• избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

• нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
• работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
• сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
• сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

---

Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.

---

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

---

Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест. 

---

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

Контроль
процесса. Этапы контроля. Разработка
основного плана. Измерение хода работы.
Сравнение плана с фактом. Принятие мер.
Мониторинг времени выполнения работ.
Интегрированная система стоимость/график.
Сметная стоимость работ (bcws). Фактическая
стоимость
выполненной работы (acwp). Приведенная
стоимость
сметная стоимость выполненных работ
(bcwp). Разработка опорного плана проекта.
Правила размещения затрат в опорном
плане. Метод анализа отклонения.
Разработка отчета о статусе. Показатели
выполнения работ. Показатель процента
завершенности проекта. Прогнозирование
окончательной стоимости проекта

Оценка
и контроль — часть работы каждого
управляющего проектом. В крупных проектах
неформальный контроль трудноосуществим,
и формальный официальный контроль
становится настоятельной необходимостью.
Оценка проекта и контроль делают
необходимой единую систему измерения
хода работы над проектом по сравнению
с планом проекта, предусматривающим
разработку продукта или услуги вовремя,
в соответствии со сметой и в виде, нужном
для заказчика.

Контроль процесса

В
управлении проектом контролем пренебрегают
больше всего.

В
слове «контроль» для многих заложен
отрицательный смысл, и поэтому ему часто
сопротивляются.

Измерение
и оценка хода выполнения проекта делают
необходимым процесс
контроля,
состоящий из четырех этапов:

1. Разработка
   основного плана.

2. Измерение
   хода работы.

3. Сравнение
   плана и фактических результатов.

4. Принятие
   мер.

Этап
1: разработка основного плана.

Основной
план дает нам элементы измерения хода
работ.

Распределение
работ по этапам проекта определяет
работу, как дискретные пакеты работ,
связанные с промежуточными результатами
и организационными подразделениями.

Этап
2: измерение хода работы.

Время
и сметы
являются количественными измерителями
хода выполнения работы, которые легко
интегрируются в общую информационную
систему.

Качественные
показатели, такие, как соблюдение
технических требований
заказчика
или функционирование продукта, наиболее
часто контролируются в процессе
специальных инспекций или уже в процессе
фактического использования.

Этап
3: сравнение плана с фактом.

Периодический
мониторинг и измерение статуса проекта
позволяют сравнить ожидания с фактом.

Обычно
отчеты о статусе заслушиваются каждые
1-4 недели, в этом случае они эффективны
и позволяют исправлять отклонения.

Этап
4: принятие мер.

Если
расхождения с планом значительны,
потребуется корректировка, которая
вернет проект в соответствие с оригинальным
или пересмотренным планом.

Мониторинг
времени выполнения работ

Основная
цель отслеживания хода работ состоит
в том, чтобы как можно раньше заметить
отрицательное отклонение от плана и
определить, нужны ли корректирующие
действия.

Основой
для сравнения плана с фактическим ходом
работ служит сетевой
график.
Типичными инструментами контроля
являются графики Ганта.

Рис.
6.1 показывает график Ганта с указанием
последней информации по проекту на
седьмом периоде.

Рис.
6.1. 
График Ганта, демонстрирующий статус
графика

Прямоугольная
таблица под схемой выполнения плана
обозначает фактическое время начала и
окончания для выполненных операций или
любую часть выполненной операции (см.
операции A,
B,
C,
D
и E
).

Например,
фактическое время начала для операции
С
— период 2, фактическое время окончания
— период 6, фактическая продолжительность
— 4 единицы времени, а не 5 периодов, как
по первоначальному графику.

Незавершенные
еще операции показывают фактическое
время начала до настоящего момента,
продолжающая линия показывает оставшееся
по графику время (см. операции D
и Е
).

Оставшееся
прогнозируемое время для операций D
и Е
обозначено заштрихованной линией.

Операция
F,
которая еще не выполнялась, обозначает
параллельными линиями пересмотренное
время фактического начала (10) и окончания
(14).

Обратите
внимание, как обозначается продолжительность,
отличная от первоначального графика,
как в случае операций D
и Е.

Либо
операция завершена, и этот факт известен,
либо новая информация говорит о
необходимости пересмотра оценки затрат
времени и отражении их в отчете о статусе.

Для
операции D
пересмотренная продолжительность по
прогнозам составит 4 единицы времени,
что на один период времени дольше
первоначального графика.

График
контроля расписания — еще один инструмент
мониторинга хода выполненных работ и
оценки тенденций.

На
рис. 6.2 представлен график контроля
проекта.

Рис.
6.2. 
Схема контроля графика проекта

График
используется для того, чтобы представить
расхождения между запланированным по
графику временем на критическом
пути в каждый
конкретный день с фактической точкой
на критическом
пути.

Хотя
из рис. 6.2 видно, что проект начал отставать
от графика практически сразу, вычерченная
схема показывает, что благодаря
корректировке проект удалось вернуть
к намеченному графику. Если тенденция
сохранится, то проект начнет опережать
график.

Так
как намеченное графиком время операций
представляет собой средние показатели
продолжительности операций, четыре
результата наблюдений, отклоняющиеся
в одном направлении, показывают, что
существует большая вероятность того,
что это есть явная тенденция.

СЛУЧАЙ
ИЗ ПРАКТИКИ Отчеты о ходе выполнения
проектов в Microsoft

В
Microsoft каждому программному продукту
соответствует отчет о ходе выполнения
проекта.

Каждый
месяц проектные команды направляют эти
отчеты Биллу Гейтсу и другим руководителям
верхнего звена, а также управляющим
сложных проектов.

Отчеты
о статусе краткие и имеют стандартный
формат.

Отчеты
о ходе выполнения проекта — важный
механизм для обмена информацией между
руководителями компании и управляющими
проектами. Как говорит Гейтс: «Я
получаю все отчеты о ходе выполнения
проекта.

Отчеты
о ходе выполнения проекта включают
график, в том числе и сроки выполнения
отдельных этапов проекта, любые изменения
в спецификации, любые комментарии типа
«мы не можем найти и нанять нужный
персонал»

Отчет
идет к тем менеджерам, которые управляют
всеми другими группами, от которых они
зависят.

Процессы управления сроками проекта

Согласно РMBOК
[
9
]
, управление сроками проекта ( time management ) — это процесс, используемый для обеспечения своевременного завершения проекта.

Управления сроками проекта состоит из шести процессов
[
9
]
.

Определение состава операций — процесс определения конкретных плановых операций, которые необходимо выполнить для получения результатов проекта — внедрения ИС.

Определение взаимосвязей операций — процесс выявления и документирования последовательности выполнения плановых операций.

Определение ресурсов операции — процесс определения необходимых для выполнения каждой плановой операции ресурсов и их количества.

Определение длительности операций — процесс определения продолжительности выполнения каждой плановой операции.

Разработка расписания — процесс составления расписания проекта с учетом последовательностей операций, их длительности, требований к ресурсам и ограничений на сроки выполнения проекта в целом.

Управление расписанием — процесс управления изменениями расписания проекта.

Первые пять процессов относятся к группе процессов планирования, шестой — к группе процессов мониторинга и управления. Процессы взаимодействуют как между собой, так и с процессами из других областей знаний.

Процессам управления сроками проекта предшествует процесс планирования, определяющий формат и критерии разработки и контроля расписания проекта, управления проектом, в ходе которого разрабатывается план управления расписанием. План управления расписанием входит в план управления проектом, либо является его вспомогательным планом.

На
рис.
5.1 показана последовательность процессов, приводящая к разработке расписания проекта и затем к управлению расписанием. Разработка расписания проекта начинается с определения состава операций. После того как операции определены, между ними устанавливаются взаимосвязи. Чтобы определить длительность операций, следует назначить специалистов, которые будут выполнять операции, — уровень их квалификации имеет определяющее значение. Рассмотрим подробнее, каким образом определяются операции проекта, их взаимосвязи, требуемые ресурсы, длительность операций, как составляется расписание проекта и осуществляется управление им.

Определение состава операций

Определение состава операций предполагает определение и документирование работ, запланированных для выполнения. Инструментальным средством для определения состава операций, а также для оценки их взаимосвязи и длительности, служит ИСР. В предыдущем разделе был рассмотрен вопрос создания иерархической структуры работ путем декомпозиции. Напомним, что результатом процесса декомпозиции является нижний уровень работ, необходимых для завершения проекта. В процессе декомпозиции определяется нижний уровень управления, с которым работает руководитель проекта, — уровень пакетов работ. Пакеты работ, как правило, определяются Методологией внедрения ИС. Пакет работ состоит из операций, имеющих общие функции или конечный результат.

Пакеты работ разбивают на операции. Операция — это единица работ, в результате которой имеется конкретный результат по внедрению информационной системы.

Перед началом определения состава операций рекомендуется еще раз проанализировать описание содержания проекта, ограничения и допущения с точки зрения полноты списка операций, который будет основой для составления смет, планирования сроков выполнения и контроля проектных работ.

Состав операций может определяться последовательно, методом набегающей волны. Этот метод применяется в крупных или долгосрочных проектах, когда имеется неопределенность относительно выполнения некоторых работ. При использовании метода набегающей волны пакеты работ, расположенные в отдаленном будущем, планируются только на высоком уровне, в то время как пакеты работ, расположенные ближе по оси времени, планируются детально.

Входная информация для процесса определения состава операций

Входом для процесса определения состава операций являются
[
9
]
:

• методология внедрения ИС;
• контракт;
• описание содержания проекта;
• иерархическая структура работ (ИСР);
• словарь ИСР.

Инструменты и методы

Для определения состава операций используют следующие инструменты и методы:

• декомпозиция;
• шаблоны;
• планирование методом набегающей волны;
• экспертная оценка.

Выходы процесса определения состава операций

Процесс определения состава операций завершается формированием нижеследующих документов
[
9
]
.

Список операций — перечень работ, запланированных для выполнения.

Параметры операций — могут включать в себя идентификатор операции, коды операции, длительность, начало, окончание, исполнителя операции, перечни предшествующих и последующих операций, логические взаимосвязи, опережения и задержки, плановую трудоемкость работ и другие необходимые для управления проектом параметры операций.

Список контрольных событий (вех проекта) — определяет все контрольные события расписания, необходимые для мониторинга хода выполнения и для управления проектом. Список контрольных событий является элементом плана управления проектом. Веха проекта определяет момент перехода проекта из одного состояния в другое. Важным отличием вех от операций проекта является то, что они не имеют длительности.

Запрошенные изменения — изменения в составе работ, которые могут появиться в ходе выполнения работ по внедрению ИС и повлиять на описание содержания проекта.

Примеры состава операций и контрольных событий (вех проекта) представлены в таблицах 5.1 и 5.2.

Планирование сроков проекта может быть выполнено с помощью специализированных программных средств. Пример планирования сроков работ в специализированной системе MS Project приведен на
рис.
5.2.