Главный бухгалтер в штате организации отсутствует образец
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Раченкова Юлия
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Однако ведение, хранение, учет и выдача трудовых книжек должны осуществляться исключительно лицами, состоящими в штате организации-работодателя (смотрите, например, ответ 1, ответ 2 Роструда на информационном портале «Онлайнинспекция.РФ»).
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Обходимся без штатного бухгалтера: 10 советов директору
Если вы следите за деловыми новостями, то наверняка видели страшные истории — бухгалтер сбежал с миллионами, 10 лет переводил себе зарплату в сотни тысяч, не платил налоги или сдавал отчетность далекую от реальности. После такого пропадает желание брать на работу специалиста даже с дипломом и опытом. Можно ли самостоятельно организовать работу и обойтись без наемного бухгалтера? Ответим на этот вопрос 10 простыми советами.
Совет № 1. Разберитесь как делать первичку без бухгалтера
Обычно на первом этапе (презентации, заключение договора) с клиентом работает менеджер или директор, а выставлением документов занимается бухгалтер. Он же следит прошла ли оплата, сообщает о поступлении платежа и тогда товар можно отгружать.
Подготовку документов по сделке можно значительно упростить:
Здесь сразу несколько преимуществ — экономия времени, клиент не успевает «остыть», исключены ошибки и неточности в расчетах.
2. При интеграции с банком или 1С информация об оплате автоматически отразится в карточке и вы или ваш менеджер сразу получите извещение. Все — товар можно отгружать.
3. Кладовщик, если он у вас есть и имеет доступ к CRM, тоже увидит изменения и соберет заказ.
Формируйте самостоятельно акт, накладную ТОРГ-12, УПД в удобном формате, в т.ч. с факсимиле и отправляйте клиенту. Данные в формах будут заполнены автоматически, что исключает спонтанные ошибки (отвлекся, опечатался, выбрал не ту позицию в справочнике и т.д.).
Для удобства вы можете вывести на дэшборд CRM информацию, которая должна быть под рукой — аналитику по выставленным счетам, сделкам, звонкам и встречам, сведения о контактах и другие полезные данные.
Что мы видим — цепочка продажи успешно сработала, а бухгалтерия в ней даже не участвовала. Мы уже начали отвечать на вопрос, заданный в самом начале статьи?
Совет № 2. Поверьте в пользу автоматизации
Большую часть работы сотрудников можно автоматизировать. Доверьте рутинные задачи специальным программам и сервисам. Уже сейчас банки предлагают возможность формировать отчетность на основе выписок. Такой вариант хорошо подходит индивидуальным предпринимателям на УСН. Достаточно сделать простейшие настройки и банк не просто сформирует отчетность, но еще и отправит ее за вас, а также напомнит о предстоящих платежах по налогам.
В отличие от штатного бухгалтера ответственность такой службы либо застрахована, либо за нее отвечает сам банк и гарантирует качество услуги. Он заинтересован в сохранении клиентов, поэтому будут стараться, чтобы сервис вам действительно понравился.
Вы не только сможете в режиме реального времени следить за движениями по счетам, но также:
Используйте ЭДО — электронный документооборот. Во-первых, никаких бумажных документов, во-вторых, автоматическая загрузка в 1С, в третьих, любая сделка проходит буквально в несколько кликов, не нужно ждать, когда контрагент пришлет к вам курьера или письмо.
Но одной автоматизации не достаточно, чтобы компания работала как часы.
Совет № 3. Настройте общение с клиентами
Если собираетесь отправить информацию по электронной почте:
Вам, как руководителю, не придется больше просить бухгалтера составить аналитику — сколько, каких услуг и товаров было продано, на какую сумму, все это будет наглядно представлено в CRM.
Совет № 4. Организуйте расчеты с сотрудниками
Расчет зарплаты — это один самых сложных участков бухгалтерии. Изучить его досконально неспециалисту будет очень трудно. Эту задачу, как и кадровый учет, можно отдать на аутсорсинг.
Это вариант хорошо работает, если ваши сотрудники трудятся на окладе.
Если же их заработок состоит из постоянной — оклада и переменной — премий, бонусов и т.п. частей, то вам нужно знать:
В результате у вас будут данные, из которых нетрудно посчитать поощрения самым активным сотрудникам и легко вычислить неэффективных.
Совет № 5. Изучите основы законодательства
Отладили внутренние и внешние процессы? Отлично, пора заняться более высокими материями, а именно — изучить законы.
Мы не предлагаем вам штудировать Налоговый или Трудовой кодекс, перечитывать судебную практику и все письма Минфина. Но знать основы полезно.
Вот вам краткий ликбез:
Система налогообложения
Особенности
Налоги и ставки
Как можно слететь с режима
ОСНО или общая система налогообложения
Назначается налогоплательщику — ИП или организации “по умолчанию”, обычно ее не выгодно использовать, т.к. на ОСНО самая высокая налоговая нагрузка.
Налог на прибыль — 20%, НДС — 20%, налог на имущество, земельный и транспортный налог — если есть соответствующие объекты.
Обычно слетают как раз с чего-то другого на ОСНО и порой неожиданно.
УСН или упрощенная система налогообложения
Один из спецрежимов. Очень популярен у малого и среднего бизнеса. Есть две разновидности УСН — с объектом налогообложения “доходы” и “доходы минус расходы”.
На режиме “доходы” от 0% до 6%, на режиме “доходы минус расходы” от 0% до 15%. Ставка зависит от регионального законодательства и еще статуса вашего бизнеса. Например, для ИП, который впервые зарегистрировался, есть налоговые каникулы.
Внимание! Ставки повышаются при достижении определенных лимитов выручки или сотрудников до 8% и 20% соответственно. Налог на УСН “доходы” можно уменьшить налог на взносы, уплаченные за работников (и те, что ИП платит за себя). На УСН не нужно платить налог на имущество (за исключением некоторых отдельных случаев). Иногда придется платить НДС, например, если выставить счет-фактуру с НДС клиенту. От земельного и транспортного налога (если есть соответствующие объекты) УСН не освобождает.
Если превысить порог выручки (206,4 млн рублей в 2021 году) или количество сотрудников (130 человек). После утраты права на УСН налогоплательщик должен применять ОСНО.
Тоже спецрежим, подходит сельхозпроизводителям, фермерским хозяйствам и т.п. предприятиям.
От 0% до 6%, как и на УСН все зависит от регионального законодательства. Режим освобождает от уплаты имущественного налога, но не от НДС. Хотя от последнего можно освободиться, если соблюсти условия п. 1 ст. 145 НК РФ.
Доля доходов от сельскохозяйственной деятельности должна быть не меньше 70%, если она меньше — применять ЕСХН нельзя. Есть и особенности в зависимости от вида деятельность. Например, в рыбоводстве численность работников должна быть меньше 300 человек.
Применяется только ИП. Предприниматель может купить патент на срок от 1 до 12 месяцев, нет отчетности — достаточно только оплатить налог.
от 0% до 6%, опять же зависит от региона, с 2021 года можно уменьшить налог на страховые взносы.
Если количество сотрудников ИП не превышает 15 человек. Есть и другие нюансы. К пример, ИП занимается розничной торговлей, но в ассортименте товаров есть те, что подлежат маркировке. Продажа таких товаров не подпадает под патент.
Совет № 6. Учтите особенности своего бизнеса
Мы выше уже рассказали в табличке, что размер налога определяется регионом, где вы ведете деятельность, возможно будет выгоднее зарегистрироваться в регионе, где ставки ниже, а условия для вашего бизнеса интереснее.
Узнать о льготах можно, не прибегая к консультации с бухгалтером. Достаточно зайти на сайт налоговой, выбрать вверху страницы нужный регион и перейти в раздел с интересующим вас налогом.
Вот тут вы найдете все действующие налоги РФ
Если открыть страницу, например с патентной системой, то, пролистав информацию до конца, вы найдете ссылки на региональное законодательство и сможете узнать для какой деятельность есть льготы, пониженные ставки и на каких условиях они действуют.
Совет № 7. Освойте отчетность
Даже если вы автоматизировали весь учет и справляетесь с расчетом зарплаты, то остается еще проблема отчетности. Ее поможет решить онлайн-бухгалтерия (о ней мы рассказывали в начале). Можно передать эту часть работы на аутсорсинг.
Современный аутсорсинг — это не просто тот же бухгалтер, только работающий в штате другой компании, а сервис с целым набором услуг. К примеру:
Т.е. это такая группа поддержки на все случаи жизни. Автоматически формировать отчетность тоже можно. С помощью 1С Бухгалтерии, специальных бесплатных программ от ФНС (пример — Налогоплательщик ЮЛ ) или онлайн-сервисов.
Совет № 8. Переходите в онлайн и облако
Руководитель, который хочет уследить за всеми процессами в организации, должен иметь под рукой приложения, способные ему в этом помочь.
Какие приложения вам пригодятся:
Если вы передали часть функций бухгалтерии на аутсорсинг, то для его контроля тоже можно использовать приложения и чаты — пишите своему личному менеджеру, задавайте вопросы, отправляйте фото и сканы документов и т.д.
Совет № 9. Копируйте и архивируйте
И самое главное — храниться ваш архив должен или в облаке или на внешнем носителе, в месте, отличном от нахождения основного оборудования. Бывает, что базу бухгалтерии сохранили на флэшке и оставили в кабинете, а там случился пожар и сгорел не только системный блок, но и флэшка с архивом. Epic fail!
Что не стоит копировать — это ключи электронных подписей (сейчас, кстати, ФНС начала выдачу бесплатных ЭЦП для ИП и руководителей организаций). Их вообще не рекомендуется передавать третьим лицам, точнее операторы запрещают это делать, но на практике директор отдает ключ бухгалтеру и потом не контролирует — а что с его помощью делает сотрудник.
С ключом квалифицированной электронной подписи можно многое — совершить сделку с недвижимостью, внести изменения в ЕГРЮЛ (поменять директора, юридический адрес и т.д.), подписать электронные документы с контрагентами, зарегистрироваться на электронных торговых площадках и участвовать в торгах, оформить кредит и многое другое.
И все это лучше делать самостоятельно. Сотрудникам можно поручать только подготовительную часть — сформировать пакет документов, например.
Совет № 10. Предусмотрите план на случай форс-мажора
Даже, если вы видите себя суперменом, способным решать все задачи своей компании самостоятельно, то может случиться так, что вы захотите уйти в отпуск или заболеете. Или произойдет какой-то внешний коллапс (сейчас на фоне очередных ограничений из-за коронавируса правила и законы меняются буквально на ходу, вот как с QR-кодами для посещения кафе и ресторанов в Москве). И это мы не говорим о самых настоящих форс-мажорах — ЧП, стихийных бедствиях, забастовках и т.п.
Готовить сани, как известно, нужно летом. Поэтому продумайте, как действовать, если вдруг невозможно будет работать по заранее определенным схемам или у вас не будет доступа к нужным программам и данным.
С CRM вы можете настроить автоматические алгоритмы для выполнения стандартных задач. В S2 вы без участия программистов настроите бизнес-процессы в удобном конструкторе. Создайте сценарий и система самостоятельно подгрузит заявки, поставит задачи, выставит счета, отправит sms и электронные письма и т.д.
Благодаря системе напоминаний, вы не забудете о важной сделке или окончании действия договора с клиентом, даже если вас отвлекут какие-то срочные дела.
Главный бухгалтер в штате организации отсутствует образец
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Организация может заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета с физическим лицом самозанятым.
Исполнителю по договору об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета могут быть переданы полномочия на подписание необходимых первичных документов, счетов-фактур, а также налоговой и бухгалтерской отчетности.
Передача права подписи бухгалтерской (финансовой) отчетности, налоговой отчетности, первичных и иных бухгалтерских документов лицу, не являющемуся сотрудником организации
По общему правилу право подписи передается путем оформления доверенности (ст. 185 ГК РФ).
При этом ст. 185 ГК РФ не содержит запрета на передачу права подписи отчетности, первичных и иных документов лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией. Не содержат такого запрета и иные нормативные правовые акты, регламентирующие составление и представление подобного рода документов.
В то же время нельзя не отметить, что передача права подписи документов для целей налогового и бухгалтерского учета имеет свои особенности.
Передача права подписи документов, предусмотренных НК РФ
Из пп. 6 п. 1 ст. 21, ст. 29 НК РФ следует, что налогоплательщик может выступать в отношениях, регулируемых налоговым законодательством, как лично, так и через представителя, действующего на основании доверенности. Представителем налогоплательщика по доверенности может быть физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами (таможенными органами), иными участниками отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах (п. 1 ст. 29 НК РФ).
Лица, которые не могут быть уполномоченными представителями налогоплательщика, перечислены в п. 2 ст. 29 НК РФ. К ним относятся должностные лица налоговых, таможенных органов, органов внутренних дел, судьи, следователи и прокуроры.
Правила НК РФ о представительстве, в том числе на основании доверенности, в правоотношениях, которые регулируются налоговым законодательством, распространяются и на плательщиков страховых взносов (п. 4 ст. 26 НК РФ)
Таким образом, право подписи (как руководителя, так и главного бухгалтера) налоговой отчетности, расчета по страховым взносам, а также документов, предусмотренных НК РФ (к примеру, счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ)) может быть передано лицу, который не является работником организации (в рассматриваемой ситуации лицу, с которым будет заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета) на основании доверенности.
Передача права подписи бухгалтерской (финансовой) отчетности
Подписать бухгалтерскую (финансовую) отчетность должен либо непосредственно руководитель либо иное лицо, которому такие полномочия переданы на основании доверенности.
При этом бухгалтерская (финансовая) отчетность должна быть подписана только лицами, уполномоченными на это:
— законодательством РФ;
— или учредительными документами экономического субъекта;
— или решениями соответствующих органов управления экономическим субъектом. К таким лицам относится руководитель экономического субъекта (смотрите также Информацию Минфина России от 04.12.2012 N П3-10/2012, письмо ФНС России от 26.06.2013 N ЕД-4-3/11569@).
Таким образом, самозанятое лицо может подписать экземпляр бухгалтерской отчетности при условии передачи ему полномочий руководителя.
Передача права подписи первичных документов, регистров учета и иных документов
Оформление подписи уполномоченного лица
В налоговой декларации, расчете при представлении их уполномоченным лицом указывается основание представительства:
— наименование документа, подтверждающего наличие полномочий на подписание налоговой декларации (расчета)) (п. 5 ст. 80 НК РФ).
Начиная с 2007 года в формах налоговых деклараций не требуется подписи главного бухгалтера. При подтверждении достоверности и полноты сведений, указанных в представляемой декларации налогоплательщиком-организацией, на титульном листе ставится подпись руководителя организации либо уполномоченного им лица.
Отметим, что и в бухгалтерской отчетности также предусмотрена только подпись руководителя.
Поэтому для подписания самозанятым лицом налоговой и бухгалтерской отчетности такое лицо должно быть наделено правом подписи за руководителя организации.
Первичные учетные документы подписываются лицами (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ):
— совершившими сделку, операцию и ответственными за правильность их оформления;
— ответственными за правильность оформления совершившегося события.
Закон N 402-ФЗ не содержит перечня должностей лиц, уполномоченных подписывать первичные документы. Исходя из ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. При этом формы первичных учетных документов утверждаются учетной политикой экономического субъекта (четвертый абзац п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).
Соответственно, если в формах первичных учетных документов организации предусмотрена подпись главного бухгалтера, то в этом случае по указанной строке достаточно проставить подпись самозанятого лица при условии передачи ему полномочий на подписание документов за главного бухгалтера, а также необходимо будет указать реквизиты доверенности.
Если в реквизите подписи формы первичного документа не указана должность лица, обязанного подписывать документ, то в этом случае самозанятое лицо, расписываясь в таком документе, должно указать должность, которая указана в доверенности, исполнение полномочий которых возложено на это лицо.
В отношении счетов-фактур отметим, что налоговым законодательством предусмотрена возможность подписания счета-фактуры не только руководителем и главным бухгалтером организации, но и иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ).
В строках «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» достаточно проставить подписи уполномоченных лиц и указать их фамилии и инициалы. Возможно также указание дополнительных реквизитов (сведений), в том числе реквизитов доверенности.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора
Согласно ст. 6, 7 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011, руководитель предприятия лично отвечает за ведение бухгалтерского учета. Принимая во внимание вид и характер деятельности предприятия, его размеры и форму собственности, а также организационно-правовую форму и принадлежность капитала, он может выбрать любой удобный способ ведения учета:
Главный бухгалтер предприятия назначается на должность приказом директора и подчиняется только ему. Приказ должен быть оформлен на фирменном бланке и содержать все учредительные реквизиты (название организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес).
Если директор имеет право и считает возможным принять на себя ведение бухгалтерского учета, ему необходимо также издать соответствующий приказ по организации:
Если бухгалтер на предприятии есть, то на время его отсутствия необходимо возложить обязанности по ведению бухгалтерского учета на другого сотрудника. Это можно оформить приказом на исполнение обязанностей или совмещение должностей.
Если на предприятии нет сотрудника, который мог бы справиться с такой должностью, и кроме директора передать обязанности главного бухгалтера некому, издается приказ на совмещение директором этих должностей. Кроме этого, оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где уточняется срок совмещения, размер дополнительной оплаты за него и причина отсутствия бухгалтера.
РАЗЪЯСНЕНИЯ от «КонсультантПлюс»:
В штате ООО (УСН) есть единственный бухгалтер, не являющийся главным. Вправе ли генеральный директор возложить обязанности главного бухгалтера на себя, оставив при этом в штате бухгалтера организации? Читайте ответ в справочно-правовой системе К+.
Образец приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора при совмещении выглядит так:
Скачать образец
Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера
Случаются ситуации, когда кому-то в организации необходимо исполнять роль директора во время его длительного отсутствия. Если на предприятии есть должность заместителя директора, тогда не требуется оформления каких-либо документов, так как этот вопрос решается согласно должностной инструкции заместителя.
Но если в штатном расписании нет должности заместителя руководителя, то обязанности директора могут быть возложены на другого сотрудника. Чаще всего этими полномочиями наделяется главный бухгалтер организации. В этом случае обязательно составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где конкретизируются все передаваемые полномочия.
Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера или любого другого сотрудника предприятия может происходить по следующим сценариям:
Исполняющий обязанности директора по совмещению
Для совмещения должностей или перевода работника на другую должность требуется письменное согласие работника. В приказе указываются: срок совмещения, передаваемые полномочия и размер вознаграждения за совмещение должностей. В интересах работника продублировать приказ дополнительным соглашением к трудовому договору. Такое соглашение может пригодиться когда-нибудь при смене работы и подтверждении опыта работы на руководящем посту.
Лицо, исполняющее обязанности генерального директора, должно иметь доверенность на право руководства текущей деятельностью и представления интересов организации. Оно может быть назначено учредителями в том случае, когда должность директора вакантна. При назначении нового руководителя совместитель, представлявший интересы предприятия в лице исполняющего обязанности директора, продолжает работу в своей основной должности.
Назначение временно исполняющего обязанности гендиректора
При временном переводе работника на должность руководителя работник освобождается от своих прежних обязанностей на период перевода. В этом случае обязательно нужно составлять и дополнительное соглашение к трудовому договору, и приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5.
Временно исполняющий обязанности генерального директора может быть назначен на период отпуска, командировки или болезни руководителя. Срок его полномочий четко определен. На время работы в должности ему обязательно выдается доверенность руководителя.
Как оформить перевод по всем правилам, смотрите в статье «Приказ о переводе работника на другую должность — образец».
Итоги
Для того чтобы рабочий процесс на предприятии шел своим чередом в отсутствии должностных лиц, необходимо своевременно передавать их полномочия компетентным сотрудникам. Для этого необходимо вовремя и грамотно оформлять кадровую документацию.