Вопросы, связанные с уходом главного бухгалтера в декретный отпуск
Когда руководству компании становится известно, что главный бухгалтер уходит в декрет, оно вынуждено решать сразу несколько серьезных вопросов:
Постараемся дать вам информацию, способную упростить поиск решения проблем, которые испытывает компания при таких обстоятельствах.
Навигация по статье
Что делать, если главный бухгалтер уходит в декрет?
Чтобы не оказалось, что главный бухгалтер ушел в декретный отпуск, а работать некому, подписывать документы никто не имеет права, необходимо:
Когда следует сообщить руководству, что главный бухгалтер уходит в декрет?
На онлайн-форумах нередко встречается вопрос, который задает главный бухгалтер: она уходит в декрет и не знает, когда сообщить об этом начальству. Ответить однозначно нельзя, так как законом предупреждение в определенный срок не оговорено. Уходящей сотруднице стоит учесть, что быстро замену подобрать сложно, нового человека понадобится ввести в курс дела, передать документацию. Если не сделать все разумно, потом ей же самой придется решать массу проблем. Многие советуют сообщать руководству о приближающемся декрете примерно на четвертом месяце беременности — с планами женщина уже определилась, времени подобрать замену еще достаточно.
Если единственный главный бухгалтер уходит в декрет…
Если уходит единственный сотрудник бухгалтерии, надо либо найти замену и передать дела, либо обратиться к аутсорсеру, что гораздо проще.
Пустить ситуацию на самотек не получится: директор компании несет персональную ответственность за ведение бухучета, сдачу отчетности и своевременную уплату налогов. Если руководитель компетентен в бухгалтерской сфере, он может приказом возложить обязанности главбуха на себя.
Если главный бухгалтер уходит в декрет, на кого возлагаются его обязанности?
Пока сотрудница будет в отпуске по уходу за ребенком, главным бухгалтером может быть:
Исполнение обязанностей оформляется приказом директора, в документе прописываются объем работы, сроки замещения, размер доплаты. Замещать главбуха одновременно 2 человека не могут.
Кто может подписывать документы вместо главбуха, пока он в декретном отпуске?
Подписывать документы может руководитель компании или сотрудник, который замещает главбуха, если приказом ему делегированы такие полномочия.
Обратите внимание: директор может передать исполняющему обязанности главбуха право подписи только документов определенной категории, например, счетов-фактур. При этом права подписывать другие документы у временного сотрудника не будет.
Как оформить декретный отпуск бухгалтеру?
Отпуск по уходу за ребенком (главного бухгалтера или другого специалиста — не важно) оформляется в соответствии с ТК РФ. Для получения так называемого декрета необходимо письменное заявление сотрудницы. Единственное условие — своевременная передача дел.
Тема: Главный бухгалтер и декрет
Опции темы
Поиск по теме
Главный бухгалтер и декрет
Господа!
Подскажите, пожалуйста, как лучше оформить документы при уходе Главного бухгалтера в декрет? Хочется, чтобы на время декрета трудовой стаж не прерывался и ответственность на время декрета снималась, однако позиция Глав.буха в штатном расписании только одна и принимать нового человека на эту должность как-то некрасиво. Ставить кого-то и.о. тоже непонятно-что у этого человека будет в трудовой записано?
P.S. Скорее всего Глав.бух. на прежнюю должность не вернется, но стаж терять не хочет.
Спасибо заранее всем.
Но вот тут ситуация непонятна.
Например, я-Глав.бух. ухожу в декрет, мое место на это время занимает моя заместительница. Понятно что делается Приказ о назначении ее Глав.бухом с указанием срока, т.е. на время моего отсутствия. Также заключаем с ним еще один трудовой договор-срочный, где опять же указываем что принят он временно.
Но как же быть с трудовой? Сначала у него стоит запись что он принят на должность зама, потом его повышают. а потом с приходом Глав.буха из декрета понижают. Некрасиво как-то
В этом случае в трудовой запись о переводе. С работником, переведенным на должность гл.бухгалтера заключается срочный трудовой договор. Срок- период нахождения предыдущего работника в декрет.
А как же быть с тем работником который придет на место зама?
Главбух уходит в отпуск: как правильно передать дела
Квартальная отчетность сдана, и ваш главбух решает уйти в отпуск. Чтобы его отсутствие не превратило работу в кромешный ад, делегируйте его полномочия другому сотруднику. Порядок передачи дел при смене главного бухгалтера на период его отпуска является рекомендуемым и законом не установлен.
Есть несколько способов, как это сделать.
Руководитель компании берет на себя ведение бухучета
Но это можно сделать не всегда. Возложить обязанности главного бухгалтера на директора можно на предприятиях малого и среднего предпринимательства, в некоммерческих организациях и организациях, получивших статус резидента Сколково. Но если эти компании подлежат обязательному аудиту, являются жилищным кооперативом, микрофинансовой организацией, коллегией адвокатов и иными организациями, перечисленные в п. 5 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, лично вести бухгалтерский учет руководитель не сможет.
Передаем полномочия заместителю
Если в штатном расписании есть должность заместителя главного бухгалтера, то тогда полномочия главбуха на время его отпуска переходят к нему автоматически. На практике это прописывается в трудовом договоре заместителя или в его должностной инструкции.
Если у главного бухгалтера несколько заместителей, издается приказ о том, кто именно будет замещать его на время отпуска. По этому приказу все документы, которые подписывал главбух, могут быть подписаны его заместителем, с указанием должности.
Оформляем временное совмещение иным сотрудником бухгалтерии
В приказе о совмещении должностей необходимо указать (ст. 151, 60.2 ТК РФ):
Оформляем временный перевод иного сотрудника
Этот вариант целесообразен, если главного бухгалтера не будет долго. Так как замещающий его сотрудник освобождается от своей основной работы и полностью берет на себя функции главбуха, зарплату он тоже получает как главный бухгалтер (ст. 72.2 ТК РФ). При временном переводе сотрудника также составляется дополнительное соглашение к трудовому договору и издается приказ.
Оформляем срочный трудовой договор
Еще один вариант — заключение срочного трудового договора с работником «со стороны» (ст. 59 ТК РФ). При этом необходимо соблюдать все предписания Трудового кодекса при приеме на работу нового сотрудника и его последующем увольнении. Этот вариант имеет смысл рассматривать, если речь также идет о длительном отсутствии главного бухгалтера.
Но помните, что в открытые акционерные общества (за исключением кредитных организаций), страховые организации, негосударственные пенсионные фонды и прочие организации, указанные ч. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ о бухучете принять на должность главного бухгалтера можно только человека, отвечающего следующим требованиям :
Подписание счетов-фактур
Согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Это касается бумажных вариантов. Но счет-фактуру могут подписать и « иные лица, уполномоченные на то приказом организации или доверенностью от имени организации ». Это означает, что на время отпуска за главбуха подписывать счета-фактуры могут и другие работники организации. Например, сам директор компании.
При составлении счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется. Поэтому организация на электронном документообороте на период отпуска главного бухгалтера продолжает использовать электронную подпись директора. Важно отметить, что это должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, которая по сути, является электронным аналогом подписи от руки.
С 01.01.2022 планируется утвердить требования к формам доверенностей, используемых для подтверждения полномочий в электронном виде. После принятия этих требований главбух или замещающее его лицо должен будет приобрести личную электронную подпись, полномочия которой будут подтверждаться специальной доверенностью. Доверенность будет прикладываться к каждому пакету электронных документов, которые от имени компании подписывает не ее руководитель.
Налоговые проверки и представление документов
Во время отпуска главбуха может нагрянуть выездная налоговая проверка организации. Решение о ее проведении принимает руководитель налоговой инспекции. Поэтому переносить сроки проверки из-за отпуска главного бухгалтера не будут (п. 1 ст. 89 НК РФ). Налоговая имеет право продлить выездную проверку, если из-за отсутствия главбуха компания не может представить требуемые документы (подп. 5 п. 4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 25.12.06 № САЭ-3-06/892@).
При камеральной проверке сама организация может попросить продлить срок представления документов из-за отпуска главного бухгалтера (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Также налоговая инспекция может запросить документы и информацию о деятельности налогоплательщика у его контрагентов или иных лиц (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Это означает, что в организацию может поступить требование на представление документов по конкретной сделке с контрагентом. В период отсутствия главбуха можно ходатайствовать о продлении срока направления таких документов (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Вывод : заранее продумайте варианты замещения главного бухгалтера на время его отсутствия. Ведь отозвать его из отпуска можно только с его согласия.
Вопрос недели: Как законным способом уволить находящегося в декрете главного бухгалтера?
Главный бухгалтер 5 лет назад ушла в декрет. На ее место принят человек по срочному трудовому договору. Компания за время отсутствия основного главного бухгалтера разрослась значительно, поэтому руководитель считает целесообразным оставить в должности прежнего (временного) глав. буха, т.к. после выхода из декрета другой прежний главный бухгалтер уже на взгляд руководителя не соответствует необходимыми опытом и знаниями. По соглашению сторон, прежний (декретный) главбух не соглашается уволиться. Как законным способом оставить настоящего главного бухгалтера в должности и уволить прежнего, находящегося пока еще в декрете главного бухгалтера?
Сообщаю Вам следующее:
По инициативе работодателя уволить работницу во время отпуска по уходу за ребенком нельзя ни по каким основаниям, кроме ликвидации организации (ст. 81 ТК РФ).
В ст. 81 ТК РФ перечислены основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя.
Однако в указанном перечне не содержится оснований для увольнения работников в ситуации, указанной в Вашем обращении, кроме ликвидации организации.
Кроме того, согласно ч. 4 ст. 261 ТК РФ расторжение трудового договора с женщиной, имеющей ребенка в возрасте до трех лет, по инициативе работодателя не допускается (за исключением увольнения по основаниям, предусмотренным п. п. 1, 5 — 8, 10 или 11 ч. 1 ст. 81 или п. 2 ст. 336 ТК РФ).
Полагаем, что в данной ситуации работодателю следует договориться с работниками об увольнении по собственному желанию (статья 80 ТК РФ) или по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ), обсудив с ними возможность выплаты определенной денежной компенсации. Однако работники вправе отказаться увольняться по собственному желанию или по соглашению сторон и продолжать работать в организации, если отсутствуют основания для увольнения по инициативе работодателя, указанные в ст. 81 ТК РФ.
Уволить работника можно только при наличии документов, подтверждающих основание увольнения, например (ст. ст. 78, 80 ТК РФ):
— заявления об увольнении, если работник увольняется по собственному желанию (статья 78 ТК РФ);
— соглашения о расторжении трудового договора, если трудовой договор прекращается с работником по соглашению сторон (статья 80 ТК РФ).
Подборка документов из Систем КонсультантПлюс:
трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с выходом этого работника на работу. Следовательно, работодатель должен уволить временного работника в день выхода основного.
Согласно ч. 4 ст. 261 ТК РФ расторжение трудового договора с женщиной, имеющей ребенка в возрасте до трех лет, по инициативе работодателя не допускается (за исключением увольнения по основаниям, предусмотренным п. п. 1, 5 — 8, 10 или 11 ч. 1 ст. 81 или п. 2 ст. 336 ТК РФ).
в соответствии с ч. 6 ст. 81 ТК РФ не допускается увольнение работника по инициативе работодателя в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем.
Как указывают суды, при этом не имеет значения, в каком отпуске находится работник: в очередном ежегодном отпуске, в учебном отпуске, отпуске без сохранения заработной платы и др. (Апелляционное определение Пермского краевого суда от 22.01.2014 по делу N 33-504, Определение Санкт-Петербургского городского суда от 22.08.2012 N 33-11645/2012).
Основания прекращения трудового договора указаны в ст. 77 Трудового кодекса РФ:
1) соглашение сторон (статья 78 настоящего Кодекса);
2) истечение срока трудового договора (статья 79 настоящего Кодекса), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
3) расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80 настоящего Кодекса);
4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя (статьи 71 и 81 настоящего Кодекса);
В ст. 81 ТК РФ перечислены основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя.
Однако в указанном перечне не содержится оснований для увольнения работников в ситуации, указанной в Вашем обращении.
Полагаем, что в данной ситуации работодателю следует договориться с работниками об увольнении по собственному желанию (статья 80 ТК РФ) или по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ), обсудив с ними возможность выплаты определенной денежной компенсации. Однако работники вправе отказаться увольняться по собственному желанию или по соглашению сторон и продолжать работать в организации, если отсутствуют основания для увольнения по инициативе работодателя, указанные в ст. 81 ТК РФ.
Уволить работника можно только при наличии документов, подтверждающих основание увольнения, например (ст. ст. 78, 80 ТК РФ):
— заявления об увольнении, если работник увольняется по собственному желанию (статья 78 ТК РФ);
— соглашения о расторжении трудового договора, если трудовой договор прекращается с работником по соглашению сторон (статья 80 ТК РФ);
Трудовой договор может быть в любой момент прекращен по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ).
В статье 80 ТК РФ установлен порядок расторжения трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию).
Таким образом, для расторжения трудового договора по данному основанию необходимо волеизъявление работника.
уволить работницу во время отпуска по уходу за ребенком нельзя ни по каким основаниям по инициативе работодателя, кроме ликвидации организации (ст. 81 ТК РФ).
Услуга оказывается в соответствии с регламентом услуги Линия Консультаций. Рекомендуем заранее с ним ознакомиться.
Услуга «Линия Консультаций» включает в себя подбор, анализ и предоставление информации, а также нормативных и консультационных материалов Справочно-правовых Систем КонсультантПлюс по вопросу
Ответ подготовил эксперт Линии консультаций
Нужно ли издавать приказ о передаче полномочий главного бухгалтера, если она уходит в отпуск по беременности и родам?
Главный бухгалтер ушла в отпуск по беременности и родам. На ее место взяли по срочному договору другого человека.
Правильно издать приказ по основной деятельности о назначении главного бухгалтера?
Правильно. Руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта – т.е. издать приказ в свободной форме о передаче полномочий Главного бухгалтера новому работнику (см. подробно – в Обосновании).
К сведению:
На основании трудового договора издается приказ (распоряжение) о приеме на работу.
Для этого используется унифицированная форма N Т-1 или форма, разработанная работодателем самостоятельно.
Приказ о передаче полномочий Главного бухгалтера новому работнику будет являться дополнительным приказом по основной деятельности.
В соответствии со ст. 59 Трудового кодекса Российской Федерации, срочный трудовой договор может заключаться на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы. Со дня выхода этого работника на работу договор с лицом, принятым на его место, расторгается.
Т.е. период исполнения обязанностей отсутствующего главбуха вы вправе заключить срочный трудовой договор с работником «со стороны» (ст. 59 ТК РФ).
Прием на работу сопровождается оформлением трудового договора (ст. 16 ТК РФ), приказа о приеме на работу, личной карточки и соответствующими записями в трудовой книжке ст. 66 ТК РФ.
На основании трудового договора издается приказ (распоряжение) о приеме на работу (ч.1 ст. 68 ТК РФ). Для этого используется унифицированная форма N Т-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) или форма, разработанная работодателем самостоятельно.
В соответствии со ч.3 ст. 7 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта. Согласно этому Федеральному закону руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
Таким образом, данная норма требует издания дополнительного приказа о передаче полномочий Главного бухгалтера новому работнику, который издается в свободной форме (законодательством форма данного приказа не установлена).
В приказе может быть, например, такая формулировка: «Возложить на Петрову Е.В. исполнение обязанностей главного бухгалтера с 26 июня 2018 года на период отпуска по беременности и родам главного бухгалтера Сидоровой Т.П.».