Жестко-гибкое планирование дня
При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день.
Шаг 1. На сетке времени в ежедневнике или календаре в Outlook отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв на непредвиденные обстоятельства.
Шаг 2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами. Удобно пользоваться недатированными ежедневниками. Это дает возможность заполнять разворот записями задач на один день. На левой его странице записываем жесткие задачи, а на правой – гибкие. Это очень удобно, особенно если у вас размашистый или крупный почерк.
Шаг 3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые задачи, работающие на ключевые стратегические цели. Должно быть не более двух-трех задач. При этом рекомендуется держать под рукой стратегическую картонку с выписанными ключевыми, значимыми целями (подробнее о стратегической картонке см. главу 1 «Целеполагание»). Это позволит определиться с выбором действительно приоритетных задач.
Шаг 4. «Бюджетируем» время на крупные и приоритетные гибкие задачи. Рядом с каждой из них указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения. Правило бюджетирования времени. При определении бюджета времени на приоритетные задачи важно помнить, что планировать следует не более 60 % рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40 % оставляем как свободный резерв для гибких задач и на непредвиденные изменения ситуации.
Шаг 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем, а невыполненные переносим на следующий день.
Таким образом, планируя свой день, мы учитываем три типа задач:
• жесткие – привязанные к определенному времени;
• гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств);
• бюджетируемые – приоритетные, важные задачи, которые жестко не привязаны ко времени, но для которых мы определяем количество часов, необходимое для их выполнения.
Между задачами всегда стоит оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.
Чтобы быть уверенным, что не помнется шляпа между двумя чемоданами на полке, вы предпочитаете иметь пустое пространство между нею и чемоданами.
Пустое пространство и пустое время – важное средство контроля.
В. Тарасов. Принципы жизни: Книга для героев
Теперь наш план на день составлен. Страница ежедневника, заполненная в соответствии с шагами алгоритма жестко-гибкого планирования, будет выглядеть так (рис. 3.7):
Тайм-менеджмент. Полный курс (21 стр.)
• гибкость планирования, возможность переносить в рамках дня выполнение задач, которые нет необходимости жестко привязывать к конкретному часу;
• экономия своих сил, так как некоторые задачи решаются сами собой, без вашего участия;
• возможность вам самим значительно меньше отвлекаться от дел и создание условий для того, чтобы вас в течение дня меньше отвлекали другие;
• решение тех задач, которые именно для вас являются самыми главными;
• удовлетворение от того, что видите, как много вам удалось сделать за день.
Жестко-гибкое планирование дня
При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день.
Шаг 1. На сетке времени в ежедневнике или календаре в Outlook отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв на непредвиденные обстоятельства.
Шаг 2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами. Удобно пользоваться недатированными ежедневниками. Это дает возможность заполнять разворот записями задач на один день. На левой его странице записываем жесткие задачи, а на правой – гибкие. Это очень удобно, особенно если у вас размашистый или крупный почерк.
Шаг 3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые задачи, работающие на ключевые стратегические цели. Должно быть не более двух-трех задач. При этом рекомендуется держать под рукой стратегическую картонку с выписанными ключевыми, значимыми целями (подробнее о стратегической картонке см. главу 1 «Целеполагание»). Это позволит определиться с выбором действительно приоритетных задач.
Шаг 4. «Бюджетируем» время на крупные и приоритетные гибкие задачи. Рядом с каждой из них указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения. Правило бюджетирования времени. При определении бюджета времени на приоритетные задачи важно помнить, что планировать следует не более 60 % рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40 % оставляем как свободный резерв для гибких задач и на непредвиденные изменения ситуации.
Шаг 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем, а невыполненные переносим на следующий день.
Таким образом, планируя свой день, мы учитываем три типа задач:
• жесткие – привязанные к определенному времени;
• гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств);
• бюджетируемые – приоритетные, важные задачи, которые жестко не привязаны ко времени, но для которых мы определяем количество часов, необходимое для их выполнения.
Между задачами всегда стоит оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.
Чтобы быть уверенным, что не помнется шляпа между двумя чемоданами на полке, вы предпочитаете иметь пустое пространство между нею и чемоданами.
Пустое пространство и пустое время – важное средство контроля.
В. Тарасов. Принципы жизни: Книга для героев
Теперь наш план на день составлен. Страница ежедневника, заполненная в соответствии с шагами алгоритма жестко-гибкого планирования, будет выглядеть так (рис. 3.7):
3.5. Метод структурированного внимания и горизонты планирования
При составлении любого стратегического, тактического или оперативного плана нам приходится учитывать по крайней мере два важных аспекта: большое количество задач и возможность внесения изменений в планы. Рассмотрим их подробнее.
В современном мире каждый человек сталкивается с необходимостью отслеживать и контролировать огромный объем информации, поток которой растет с каждым днем. По самым приблизительным оценкам, современному менеджеру каждый день приходится удерживать в голове до 60–70 больших и маленьких задач и дел, которые нужно обязательно решить или не забыть сделать. В результате этого сознание испытывает сильные нагрузки, часть информации теряется, забывается, «стирается» из памяти. Такая перегруженность сознания служит наиболее типичной причиной стресса, психоэмоционального и профессионального «выгорания», когда человек уже не в состоянии адекватно реагировать на изменение ситуации и выполнять свои профессиональные обязанности. И это результат попыток только удержать в памяти дела и задачи, а сил на то, чтобы сосредоточиться на приоритетных направлениях и задачах, вдуматься в них, уже не хватает.
Любой план, как уже неоднократно говорилось выше, – это не жесткие рамки, в которые мы пытаемся втиснуть живую реальность, и не статичный, раз и навсегда утвержденный график. Это достаточно гибкая система организации деятельности, позволяющая оперативно вносить коррективы в запланированные дела. Изменение сроков, степени важности задач приводит к тому, что мы можем перемещать, переносить их на более дальние или ближние сроки.
Оптимальным способом, позволяющим упорядочить огромное количество напоминаний и задач, а также их перемещение, является метод структурирования внимания (далее – МСВ), разработанный и предложенный Г. Архангельским в качестве основы эффективной системы планирования. Главная функция МСВ – вспоминать о нужных делах в нужное время. Метод достаточно прост в использовании и позволяет применять значительное число классических инструментов планирования и расстановки приоритетов.
При создании метода учитывались некоторые свойства человеческого внимания, структура которого состоит из трех основных составляющих: сознание, предсознание, подсознание (рис. 3.8).
Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом. Умение некоторых людей трудиться над несколькими делами одновременно – следствие высокой переключаемости внимания.
Предсознание может контролировать 7 ± 2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой, можно держать в поле зрения еще от пяти до девяти объектов, но не больше. Объекты из предсознания легко перемещаются в сознание и наоборот, поэтому именно в предсознании нужно держать те дела, благоприятный момент для решения которых может наступить в ближайшее время.
Подсознание может работать с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, предсознание удерживает еще пять-девять объектов, а подсознание работает со всеми остальными. Самая распространенная ошибка состоит в том, что часто люди нерационально используют свое сознание и предсознание, стремясь удержать в них гораздо больше дел и задач, чем те способны вместить. Отсюда и информационная перегрузка, и стрессы.
Искусство эффективного управления задачами и рационально организованного планирования состоит в том, чтобы не пытаться решить все проблемы одновременно, а уметь сконцентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв об остальных. Для этого необходимо создать систему, позволяющую оперативно перемещать задачи между элементами структуры внимания по мере изменения уровня их значимости. Необходимо разгрузить свое сознание, вытеснив за пределы мозга все дела, мысли и задачи. Этому способствует реализация принципа материализации планирования. Вся система личного планирования – продолжение, материализация вашего сознания. Соответственно, ее нужно структурировать так же, как и внимание, т. е. она должна включать в себя три области (рис. 3.9).
1. Фокус внимания – область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен находиться только один объект – тот, с которым вы непосредственно работаете.
2. Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7 ± 2 объекта, необходимых вам для работы или для напоминания о какой-то задаче.
3. Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация.
Если вы предвидите в ближайшем будущем появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить «напоминатель» о нем из области далекого внимания в область ближайшего внимания (рис. 3.10). При этом, естественно, наименее необходимый объект из этой области нужно убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7 ± 2. Для обеспечения эффективности системы необходимо неукоснительно следовать правилу «перемещения через границы областей».
Жесткое или гибкое планирование? Что выбрать?
Если вы, как и я, любите структурировать свой день и знать, что вы будете делать завтра, то у вас наверняка случалось так, что появлялись незапланированные дела, которые срочно надо решить/сделать.
В статье, посвященной тому, как я планирую свою неделю, ссылка на статью тут, я рассказал про «фиксированное планирование». Но жизнь штука непредсказуемая, именно поэтому необходимо адаптировать свой график, под незапланированные, но в то же время неотложные дела.
Разберемся с понятийным аппаратом, который присутствует в статье:
Когда ситуация +/- штатная, фиксированное планирование очень хорошо помогает «разогнаться», набрать ритм и щелкать задачки, как орешки 
Но бывает, что наступают «переходные» моменты, например, переезд в другую квартиру, другой город / страну. Даже переезд на лето на дачу. Тоже нестандартная ситуация.
Инструменты фиксированного планирования у меня в основном это компьютерные программы Notion и Evernote и Google Calendar. Все эти приложения есть и в мобильной версии, так что всегда под рукой.
Иногда это доходит вплоть до того, что я расписываю, что буду есть в конкретный день, чтобы не покупать лишнего и не пришлось выкидывать еду.
Бывает и такое, да 
Итак, в гибком планировании принципы немного другие.
Во-первых, необходимо разобрать именно эти гибкие задачи. Да, иногда придется пожертвовать блоками, но исхожу из того, что чем быстрее разберусь с гибкими задачами, тем раньше приступлю к фиксированным.
Что вы думаете о гибком и фиксированном планировании? Какой подход используйте сами? Дайте знать об этом в комментариях, пообщаемся:)
Не забывайте переходить в Telegram-канал.
Считаю что планировать жестко, расписания дня, это планирование ради планирования.
Использовать гибкие приемы, в данном «контексте» распорядка дня, это равносильно спланировать в уме. Для этого не требуется специальные навыки или инструменты.
КанБан, с приоритетными маркерами, для таких операционных задач подходит, но он да, не привязан ко времени, то есть привязан, но плохо планируется во времени, если не точных данных о том сколько то или иное действие займет времени.
Есть список задач, у них разные приоритеты.
Они поступают, от приоритета, вы их исполняете, закрываете, либо переносите дату.
А планирование завтрака, это уже перебор, как по мне, где ваш дух авантюризма?
Гибкие и жесткие задачи: что это такое и как их «подружить»
К счастью, существует несложная методика, которая позволяет преодолеть все эти трудности и составить вполне работоспособный и выполнимый план. Сегодня мы с вами выясним, что такое гибкие и жесткие задачи, и как учесть их особенности при планировании дня.
Три вида задач
Прежде чем разбираться с планированием, давайте внимательно посмотрим на те «кирпичики», из которых будет строиться наш список дел.
В современном выделяют три вида задач: жесткие, гибкие и «бюджетируемые». Рассмотрим их по порядку.
Жесткие задачи
Жесткие задачи (они же «встречи») — это дела, привязанные к конкретному времени. Например:
Сколько таких задач будет в ежедневном расписании — зависит от специфики вашей работы и образа жизни. Скажем, у политика или руководителя крупной корпорации жесткие задачи могут занимать большую часть расписания. А у домохозяйки или фрилансера таких задач может быть от силы 1–3 штуки в день.
Гибкие задачи
Гибкие задачи — это задачи, не привязанные к конкретному времени, их можно выполнять когда угодно. Например:
Чаще всего именно такие задачи и составляют львиную долю в любом списке дел. К гибким относится большая часть задач по работе или по дому, а также большинство регулярных (повторяющихся) задач.
Гибкие — это не значит необязательные. У таких задач может быть даже свой дедлайн, например, «сдать отчет к пятнице» или «заплатить по ипотеке до » (иначе начислят пени). Однако выполнить эти дела можно в любое удобное время.
Иногда выполнение гибких задач зависит от наличия того или иного контекста. Например, чтобы проверить электронную почту, понадобится компьютер или телефон, а чтобы купить продукты, нужно находиться в магазине.
Бюджетируемые задачи
Бюджетируемые задачи — это разновидность гибких задач. К ним относятся дела, на выполнение которых отведено какое-то конкретное время. Например:
У бюджетируемых задач тоже нет привязки к конкретному времени, однако сами они требуют определенных временных затрат.
Бюджетируемые задачи могут быть и регулярными. Предположим, что проект требует от нас 10–20 часов работы. Полностью потратить весь день на него нельзя: у нас есть множество других дел, которые тоже нужно выполнять. Решение простое: сделать проект регулярной бюджетируемой задачей и заниматься им по 1–2 часа ежедневно.
Алгоритм планирования
Возникает закономерный вопрос: а как совместить эти три вида задач, если все они присутствуют в нашем списке дел?
Для решения этой проблемы лучше всего подходит алгоритм планирования. Эта техника с некоторыми вариациями была описана двумя специалистами по — Дэвидом Алленом и Глебом Архангельским. Суть алгоритма в том, чтобы выполнять гибкие задачи в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами. Подобный план можно легко составить как в бумажном, так и в электронном органайзере.
Алгоритм планирования состоит из 5 этапов:
Этап 1. Составить список гибких задач
Запишите все сегодняшние задачи, которые не привязаны к конкретному времени. В список можно включить входящие задачи, дела из недельного или месячного плана, а также то, что не сделано вчера. Вполне возможно, что значительную часть вашего списка составят регулярные задачи: электронные органайзеры добавят их автоматически.
Если вы используете бумажный ежедневник или блокнот, то в них обычно слева располагают часовую сетку для жестких задач, а справа — список дел. В некоторых ежедневниках для гибких задач используется чистая половина листа.
В результате у вас должно получиться примерно следующее:
На этом этапе не нужно размышлять, что важно, а что не очень — это вы сделаете на следующем этапе. Пока просто запишите все дела, которые сегодня желательно выполнить.
Для гибких задач лучше использовать формулировки. То есть, не «поговорить с Ивановым о поставках», а «заключить с Ивановым договор о поставках».
Этап 2. Выделить приоритетные гибкие задачи
Определите 2–3 самых приоритетных дела (например, с помощью матрицы Эйзенхауэра). Обычно это или важные и неотложные задачи, или дела, которые работают на достижение стратегических целей. Такие задачи лучше обозначить, например, выделить красным цветом.
Именно с этих отмеченных задач и следует начинать работу. По желанию можно расставить приоритеты и для оставшихся задач, чтобы видеть оптимальный порядок их выполнения.
Важно понимать, что все задачи не могут первоочередными, иначе пропадает всякий смысл в расстановке приоритетов. Особо выделить стоит лишь 20–30% от общего списка дел: этого более чем достаточно.
Этап 3. Бюджетировать время на крупные приоритетные задачи
Для крупных приоритетных задач напишите, сколько времени они займут:
Обычно бюджетируют время только на приоритетные дела, поскольку до второстепенных задач руки могут так и не дойти. Впрочем, здесь нужно руководствоваться своим опытом и интуицией.
При бюджетировании учитывайте запас времени на непредвиденные обстоятельства. Например, вы садитесь писать отчет, и в этот момент начальник просит вас срочно проверить заказ для особо важного клиента. Как раз для подобных случаев рекомендуется закладывать в резерв до 40% времени, отведенного на задачу.
Этап 4. Запланировать жесткие задачи
На сетке ежедневника или электронного органайзера расположите все задачи, жестко привязанные к конкретному времени:
Не забывайте про время, которое необходимо для подготовки к жесткой задаче. Например, если у вас назначена встреча, добавьте в свой план время на дорогу. А если выступление, то зарезервируйте хотя бы десять минут на то, чтобы полистать свои записи и собраться мыслями.
Иногда случаются мелкие неувязки, которых расписанный по минутам план может «поехать». Например, организаторы выступления не успели вовремя загрузить ваши слайды. Или: у них сгорел проектор, и они судорожно ищут запасной. Или: вы впервые в здании и не можете сразу найти нужную комнату, а спросить, как назло, не у кого. Закладывайте 5–10 минут на такие организационные нестыковки.
Этап 5. Выполнение плана
Гибкие задачи выполняют в порядке их приоритетности в «окнах» между жесткими задачами.
Если приоритетная задача относится к бюджетируемым, вы сможете сразу увидеть, помещается она в «окно» или нет. Если не помещается, а выполнять ее частями нельзя, перенесите ее в следующее подходящее для этого «окно».
Бюджетируемые задачи можно вписать в сетку между жестких задач, а можно оставить в «гибком списке». Это зависит от возможностей вашего органайзера и личных предпочтений.
Невыполненные гибкие задачи, если они актуальны, переносят на следующий день.
Если задача переносилась несколько раз подряд, подумайте: а действительно ли ее так необходимо выполнять? Если да, попробуйте или повысить ее приоритет (выполнить в первую очередь), или переформулировать.
Заключение
планирование — это отличное решение, если ваш день насыщен встречами, выступлениями и другими подобными мероприятиями. Чтобы выжать максимум из этой техники, учтите следующее:
1. Чем больше «воздуха» в вашем плане, тем больше шансов, что план будет выполнен. День, расписанный по минутам, легко может «развалиться» при появлении неожиданных дел.
2. Добавляйте в свой план «зеленые зоны», то есть промежутки времени, на которые ничего не запланировано. С их помощью вы сможете спасти свое расписание в случае появления непредвиденных задач и форс-мажоров.
2. Избегайте ненужных жестких задач. Не стоит делать задачу жесткой, если она может быть гибкой. Например, если вы можете поговорить с коллегой в любой момент, не нужно планировать беседу с ним на конкретное время.
Чем меньше в расписании жестких задач, тем больше у вас пространства для маневра.
Текст книги «Тайм-менеджмент. Полный курс»
Автор книги: Глеб Архангельский
Жанр: Управление и подбор персонала, Бизнес-Книги
Текущая страница: 8 (всего у книги 19 страниц) [доступный отрывок для чтения: 7 страниц]
При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день.
Шаг 1. На сетке времени в ежедневнике или календаре в Outlook отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв на непредвиденные обстоятельства.
Шаг 2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами. Удобно пользоваться недатированными ежедневниками. Это дает возможность заполнять разворот записями задач на один день. На левой его странице записываем жесткие задачи, а на правой – гибкие. Это очень удобно, особенно если у вас размашистый или крупный почерк.
Шаг 3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые задачи, работающие на ключевые стратегические цели. Должно быть не более двух-трех задач. При этом рекомендуется держать под рукой стратегическую картонку с выписанными ключевыми, значимыми целями (подробнее о стратегической картонке см. главу 1 «Целеполагание»). Это позволит определиться с выбором действительно приоритетных задач.
Шаг 4. «Бюджетируем» время на крупные и приоритетные гибкие задачи. Рядом с каждой из них указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения. Правило бюджетирования времени. При определении бюджета времени на приоритетные задачи важно помнить, что планировать следует не более 60 % рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40 % оставляем как свободный резерв для гибких задач и на непредвиденные изменения ситуации.
Шаг 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем, а невыполненные переносим на следующий день.
Таким образом, планируя свой день, мы учитываем три типа задач:
• жесткие – привязанные к определенному времени;
• гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств);
• бюджетируемые – приоритетные, важные задачи, которые жестко не привязаны ко времени, но для которых мы определяем количество часов, необходимое для их выполнения.
Между задачами всегда стоит оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.
Чтобы быть уверенным, что не помнется шляпа между двумя чемоданами на полке, вы предпочитаете иметь пустое пространство между нею и чемоданами.
Пустое пространство и пустое время – важное средство контроля.
Теперь наш план на день составлен. Страница ежедневника, заполненная в соответствии с шагами алгоритма жестко-гибкого планирования, будет выглядеть так (рис. 3.7):
3.5. Метод структурированного внимания и горизонты планирования
При составлении любого стратегического, тактического или оперативного плана нам приходится учитывать по крайней мере два важных аспекта: большое количество задач и возможность внесения изменений в планы. Рассмотрим их подробнее.
В современном мире каждый человек сталкивается с необходимостью отслеживать и контролировать огромный объем информации, поток которой растет с каждым днем. По самым приблизительным оценкам, современному менеджеру каждый день приходится удерживать в голове до 60–70 больших и маленьких задач и дел, которые нужно обязательно решить или не забыть сделать. В результате этого сознание испытывает сильные нагрузки, часть информации теряется, забывается, «стирается» из памяти. Такая перегруженность сознания служит наиболее типичной причиной стресса, психоэмоционального и профессионального «выгорания», когда человек уже не в состоянии адекватно реагировать на изменение ситуации и выполнять свои профессиональные обязанности. И это результат попыток только удержать в памяти дела и задачи, а сил на то, чтобы сосредоточиться на приоритетных направлениях и задачах, вдуматься в них, уже не хватает.
Любой план, как уже неоднократно говорилось выше, – это не жесткие рамки, в которые мы пытаемся втиснуть живую реальность, и не статичный, раз и навсегда утвержденный график. Это достаточно гибкая система организации деятельности, позволяющая оперативно вносить коррективы в запланированные дела. Изменение сроков, степени важности задач приводит к тому, что мы можем перемещать, переносить их на более дальние или ближние сроки.
Оптимальным способом, позволяющим упорядочить огромное количество напоминаний и задач, а также их перемещение, является метод структурирования внимания (далее – МСВ), разработанный и предложенный Г. Архангельским в качестве основы эффективной системы планирования. Главная функция МСВ – вспоминать о нужных делах в нужное время. Метод достаточно прост в использовании и позволяет применять значительное число классических инструментов планирования и расстановки приоритетов.
При создании метода учитывались некоторые свойства человеческого внимания, структура которого состоит из трех основных составляющих: сознание, предсознание, подсознание (рис. 3.8).
Сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью, документом. Умение некоторых людей трудиться над несколькими делами одновременно – следствие высокой переключаемости внимания.
Предсознание может контролировать 7 ± 2 объекта. Например, водитель, основное внимание которого сосредоточено на дороге, с помощью предсознания управляет несколькими ключевыми группами приборов. Занимаясь одной главной проблемой, можно держать в поле зрения еще от пяти до девяти объектов, но не больше. Объекты из предсознания легко перемещаются в сознание и наоборот, поэтому именно в предсознании нужно держать те дела, благоприятный момент для решения которых может наступить в ближайшее время.
Подсознание может работать с бесконечным количеством объектов. Пока ваше сознание работает над одной проблемой, предсознание удерживает еще пять-девять объектов, а подсознание работает со всеми остальными. Самая распространенная ошибка состоит в том, что часто люди нерационально используют свое сознание и предсознание, стремясь удержать в них гораздо больше дел и задач, чем те способны вместить. Отсюда и информационная перегрузка, и стрессы.
Искусство эффективного управления задачами и рационально организованного планирования состоит в том, чтобы не пытаться решить все проблемы одновременно, а уметь сконцентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв об остальных. Для этого необходимо создать систему, позволяющую оперативно перемещать задачи между элементами структуры внимания по мере изменения уровня их значимости. Необходимо разгрузить свое сознание, вытеснив за пределы мозга все дела, мысли и задачи. Этому способствует реализация принципа материализации планирования. Вся система личного планирования – продолжение, материализация вашего сознания. Соответственно, ее нужно структурировать так же, как и внимание, т. е. она должна включать в себя три области (рис. 3.9).
1. Фокус внимания – область, соответствующая сознанию. В ней в один момент времени должен находиться только один объект – тот, с которым вы непосредственно работаете.
2. Область ближайшего внимания соответствует предсознанию. В ней должно быть 7 ± 2 объекта, необходимых вам для работы или для напоминания о какой-то задаче.
3. Область далекого внимания соответствует подсознанию. В ней хранится вся остальная информация.
Если вы предвидите в ближайшем будущем появление удобного момента для совершения какого-либо дела, нужно переложить «напоминатель» о нем из области далекого внимания в область ближайшего внимания (рис. 3.10). При этом, естественно, наименее необходимый объект из этой области нужно убрать, чтобы сохранить оптимальное число объектов 7 ± 2. Для обеспечения эффективности системы необходимо неукоснительно следовать правилу «перемещения через границы областей».
Стоит особо отметить, что внутри этих областей мы можем не придерживаться строгого порядка и не обращать внимания на царящий в них хаос. Главное – жестко придерживаться установленных границ и правил перемещения дел через них. Это даст гарантию того, что вы вспомните о том, что вам необходимо сделать, в нужное время, не тратя слишком много сил на наведение порядка. При этом голова у вас будет всегда свободна для мыслей и творчества.
Метод структурированного внимания служит основой для техники контекстного планирования и эффективного функционирования таких его инструментов, как ежедневник и др. Универсальность метода заключается в том, что он одинаково хорошо работает при планировании как ежедневных задач, так и более долгосрочных проектов, а также может служить основой стратегического планирования.
Пример применения метода структурированного внимания из личной практики. Планирование у меня ведется в MS Outlook, но в течение дня ключевые задачи мне комфортно писать на цветных бумажках – добавляется мотивация-настройка на выполнение плюс приятно по выполнении рвать эти бумажки и выкидывать. На поверхности рабочего ноутбука помещаются ровно девять бумажек. Через некоторое время после начала рабочего дня поверхность ноутбука заполнена. Если появляется новая задача, я пишу ее на бумажке и, чтобы положить на поверхность, просто вынужден что-то оттуда снять и убрать в «подсознание» (пространство рядом с ноутбуком). Таким образом, я гарантирую, что в «предсознании» у меня всегда не больше девяти напоминалок и нужная будет замечена в подходящий момент.
3.6. Система планирования на основе метода структурированного внимания
Горизонты планирования. Имея различные задачи с разными сроками исполнения, мы сталкиваемся с проблемой, как удержать их все под контролем. Для этого необходимо ввести три основных раздела в системе планирования:
В раздел «День» помещаются задачи на сегодня – это план дня в ежедневнике.
Раздел «Неделя» включает в себя среднесрочные задачи, выполнение которых предполагается в ближайшие неделю или месяц.
В раздел «Год» заносим свои долгосрочные проекты и задачи.
Временные рамки здесь определены не жестко, поэтому задачи могут выходить за границы определенного периода. Так, задачи горизонта планирования «День» могут быть решены в ближайшие два-три дня. Дела в разделе «Неделя» требуют выполнения в течение двух-трех недель, а дела годового раздела могут выйти за рамки периода. Для нас важен не жесткий план на период (который рухнет в первые же дни), а строгое следование правилам перемещения задач между разделами.
Правила техники планирования «День – Неделя»
1. Вечером, планируя следующий день, просматриваем раздел «Неделя». Все задачи, ставшие актуальными и более важными, переносим в раздел «День» (рис. 3.11).
2. Один раз в неделю, составляя план на следующую неделю, просматриваем раздел «Год» и все, что стало актуальным, переносим в раздел «Неделя».
3. Задачи и дела, невыполненные, но потерявшие свою актуальность на данный период, могут быть перенесены в разделы более отдаленного временнόго периода (из раздела «Неделя» – в раздел «Год»).
На доске планирования
Использование горизонтов планирования на доске для контекстного планирования дает максимальную наглядность относительно сроков исполнения задач, при этом жестко не привязывая их к определенным датам, что сохраняет возможность быстрого и гибкого реагирования на любые изменения.
Преимущества применения техники горизонтов планирования
• Позволяет не загонять себя в рамки жесткого планирования. Детально прописывая свое будущее на неделю или месяц, вы в то же время оставляете поле для маневров.
• Дает возможность не терять из виду важные дела и с помощью регулярного просмотра разделов гарантировать, что нужные задачи будут решены в подходящее для этого время.
У многих людей отсутствует привычка думать о времени реалистично, в результате чего цели остаются недостигнутыми, мечты – нереализованными, а повседневные дела переносятся с одного дня на другой, откладываются, а потом в суете жизни и вовсе забываются. Только настройка личной системы планирования и привычка ежедневного ведения планов позволяют нам внимательнее относиться ко времени собственной жизни, всегда успевать сделать главное, укладываться в сроки и выполнять обязательства. Берег мечты постоянно будет далеко за горизонтом, если мы несемся в своей лодке жизни по воле волн. Никакая деятельность не станет успешной, если у нас нет точного плана реализации как наших долгосрочных дел и задач, так и повседневных обязанностей. Уверенное владение навыком контекстного планирования позволяет нам не потеряться в море информации, быть всегда готовыми к любым поворотам и изменениям обстоятельств и уметь использовать их с пользой для себя.
Для осуществления задуманного:
1. учитывайте неоднородность времени, ловите «кайросы»;
2. выделяйте свои личные контексты, заведите контекстные разделы в ежедневнике, используйте различные инструменты контекстного планирования для создания своей системы;
3. разделяйте задачи на «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые»;
4. выделяйте приоритетные дела и задачи;
5. записывайте задачи в результато-ориентированном виде;
6. составьте план реализации своих долгосрочных задач и целей, соотносите с ним свои ежедневные дела и задачи;
7. используйте технику «день – неделя – год» для своевременного выполнения необходимых дел и задач;
8. применяйте метод структурированного внимания для перемещения задач в вашей системе планирования;
9. стройте свой ежедневный план с учетом алгоритма планирования;
10. составляйте план в соответствии с правилами эффективного планирования.
1. Что такое планирование и для чего оно нужно?
2. В чем заключаются трудности планирования? Как их можно преодолеть? Приведите пример.
3. В чем суть контекстного планирования? Чем отличается жесткое планирование от гибкого? Как вы думаете, какой из видов планирования дает больше преимуществ? Почему?
4. Что такое контекст? Какие типы контекстов вы знаете? Приведите примеры контекстов каждого типа.
5. С помощью каких инструментов тайм-менеджмента можно планировать свой день? Приведите примеры использования различных инструментов планирования.
6. Что такое результато-ориентированное планирование? В чем главная идея этой технологии, что лежит в ее основе? Перечислите шаги по составлению результато-ориентированного списка задач и кратко охарактеризуйте каждый из них.
7. Что такое «горизонты планирования»? Как и на основе чего осуществляется перемещение задач между различными горизонтами?
8. Назовите основные правила эффективного планирования дня. Кратко охарактеризуйте их.
9. В чем отличие результато-ориентированной формулировки задачи от конкретизированной? Обоснуйте свой ответ.
10. Перечислите шаги алгоритма планирования дня.
11. Как осуществляется бюджетирование рабочего времени?
Задание 1. Прочитайте приведенные ниже размышления менеджера о предстоящем дне и план дня, который он составил.
Ну и день сегодня предстоит! Сейчас только девять часов утра, а дел навалилось столько, что, кажется, времени катастрофически не хватит.
На 13.00 назначены переговоры с поставщиком – это дело святое, надо ехать самому. Интересно только, на чем? Машину из сервиса так и не нашел времени забрать, а надо бы. На метро? Или такси заказать? Ничего себе – так у нас же еще презентация сегодня! Ну конечно, начало в 18.00, а команда ни сном, ни духом. Срочно надо всех собирать на инструктаж. Хорошо бы еще текст статьи в «Экономический вестник» отредактировать, а то уже месяц валяется где-то в столе. Кстати, о столе, не мешало бы разобраться в этом хаосе, а то вечно полчаса копаешься, пока нужный документ найдешь. А так хотелось сегодня в спортзал сходить, размяться! Ну это вряд ли. Если еще учесть накопившийся объем не внесенной в базу данных информации по клиентам… А ведь это потенциальная прибыль фирмы.
Ну вот, позвонила секретарь – через полчаса совещание у шефа, присутствие обязательно. Надо успеть хотя бы набросок плана дня сделать, а то опять половина задач из головы вылетит. Итак, что там у нас самое главное на сегодня?
1. Проанализируйте размышления и составленный план. Отметьте ошибки, которые были допущены. Какие принципы и правила планирования дня они нарушают?
2. Проанализируйте, насколько точно был выполнен алгоритм планирования дня.
3. Составьте свой план дня для этого менеджера. Объясните, почему вы именно так распланировали дела и задачи? Ответы подкрепляйте ссылками на материал главы.
Задание 2. Прочитайте приведенные ниже истории. Ответьте письменно на вопросы в конце каждого текста.
1. Однажды Дэвид Кертин, сидя в номере гостиницы, держал в руках стакан с водой. Настроение у него было ужасное, и вдобавок очень хотелось пить. Он уже поднес стакан к губам, но тут вспомнил, что из-за плохо вымытых стаканов многие люди заболевают… А почему нет одноразовых стаканов? Наверное, потому, что нет ничего дешевле стекла. И вдруг его осенило – бумага! Одноразовые бумажные стаканчики! Весь день он потратил, пытаясь сделать стаканчик, который был бы прост и держал воду. Наконец ему это удалось. Так в 1910 г. Дэвид Кертин изобрел бумажный одноразовый стаканчик и заработал на этом сумму, эквивалентную € 1 млн.
Ответьте на вопросы:
• Что помогло Кертину сделать свое открытие?
• К какому типу контекстов можно отнести это обстоятельство? Обоснуйте свой ответ.
2. Уолли Амос, предприниматель, «король шоколадных бисквитов», долго не мог начать свое дело. Но однажды на вечеринке его знакомая сказала, что знает людей, готовых инвестировать средства в производство сладостей. На эти деньги Амос начал изготавливать бисквиты и открыл первый магазин. Его друг и сосед художник Тони Кристиан помог Амосу оформить новый магазин, разработав уникальный дизайн интерьера, что придало магазину характерный и запоминающийся облик. Чтобы привлечь покупателей, Амос нанял девушек, которые бесплатно раздавали бисквиты прохожим в Беверли-Хиллз и Голливуде и принимали заказы на их изготовление. Уолли Амос и его бисквиты быстро стали широко известными. За пять лет он открыл сеть своих магазинов в Лос-Анджелесе, Санта-Монике и на Гавайях.
Ответьте на вопросы:
• Что помогло Амосу начать и развить свое дело?
• К какому типу контекстов можно отнести эти обстоятельства? Обоснуйте свой ответ.
3. В конце 1980-х гг. для некоторых авиакомпаний США наступило время значительных потрясений. В этот период произошли изменения в политике государственного регулирования авиаперевозок. Государство сократило свое вмешательство в деятельность авиакомпаний. Многие из них, утратив ценные права и льготы, лишившись значительной доли государственного финансирования и поддержки, пострадали в значительной степени. Но были и те, кто сумел не только сохранить прежние объемы авиаперевозок, но и увеличить их, добившись преуспевания.
Ответьте на вопросы.
• Что повлияло на крах одних компаний и успех других?
• К какому типу контекстов можно отнести эти факторы? Обоснуйте свой ответ.
4. Генри Форд был авторитарным предпринимателем, склонным к одиночеству, своевольным, презирающим теории и «бессмысленное чтение книг». Он считал своих служащих «помощниками». Если «помощник» осмеливался спорить с Фордом или самостоятельно принимал решение, он тут же лишался работы. За 12 лет Форд превратил крошечную компанию в гигантскую отрасль. Однако верность традиции корпорации Форда, согласно которой командовать и принимать решения может только один человек – глава компании, – в конце концов подвела. Потребности американцев изменились, и империя Форда просто не поспевала за ситуацией, не могла гибко реагировать на происходящие перемены, воплощать в жизнь новые концепции, реализовывать новые идеи. Доля Ford Motor на рынке резко сократилась, и к концу 1920-х гг. она стала занимать только 10 % автомобильного рынка.
Ответьте на вопросы.
• Что повлияло на изменение положения компании Форда?
• К какому типу контекстов можно отнести эти факторы? Обоснуйте свой ответ.
Задание 3. Прочитайте приведенные ниже формулировки задач.
• Найти ключи от квартиры.
• Поговорить с Ивановым.
• Оформить титульный лист для реферата.
• Обсудить проект с командой.
• Составить план действий на завтра.
• Задание по тайм-менеджменту.
• Собеседование в 14.00.
• Отдать CD-диск соседу.
• Почта. Папка «Входящие».
• Вопросы по диплому.
• Договориться о времени консультации с преподавателем.
• Решить пять трудных задачек по математике.
• Работа, резюме, агентство.
Выполните следующие задания.
• Разделите лист бумаги на две части.
• В левую колонку выпишите те задачи, которые составлены в результато-ориентированном виде. Объясните, какие задачи и почему вы посчитали соответствующими результато-ориентированной форме? Подкрепите свой ответ ссылками на текст главы.
• Переформулируйте задачи, являющиеся, по вашему мнению, не результато-ориентированными, так, чтобы они соответствовали формуле результато-ориентированного планирования. Запишите их в правую колонку. Объясните, какие задачи вы переформулировали. Почему? Подкрепите свой ответ ссылками на текст раздела главы.
Задание 4. Выделите свои типовые личные контексты (от пяти до семи). Запишите их. Составьте список задач под каждый контекст. Запишите их.
Задание 5. Исключите из приведенного алгоритма жестко-гибкого планирования лишние шаги и запишите алгоритм правильно.
• Выделить ключевые показатели и отследить их в динамике.
• Составить список жестких задач.
• Отметить свои личные контексты.
• Составить список гибких задач.
• Перенести в список жестких задач как можно больше задач из гибкого списка.
• Заполнить пустое пространство между жесткими задачами.
• Определить время исполнения для всех задач на день.
• Построить двухмерный график для определения взаимосвязей между задачами.
• Выделить из списка приоритетные задачи.
• Разбить приоритетные задачи на подзадачи.
• Забюджетировать время для приоритетных задач.
• Определить время на выполнение жестких задач в размере 80 % от рабочего дня.
Задание 6. Выберите одну значимую для вас долгосрочную цель в какой-либо ключевой области жизни. Используя приведенную ниже таблицу, составьте долгосрочный план достижения этой цели, записав все формулировки в результато-ориентированном виде.
Данное произведение размещено по согласованию с ООО «ЛитРес» (20% исходного текста). Если размещение книги нарушает чьи-либо права, то сообщите об этом.