где хранятся записи актов гражданского состояния

Где хранятся записи актов гражданского состояния

Статья 76. Место хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)

1. Книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги), собранные из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, прошитые, пронумерованные и скрепленные печатью, хранятся в органе записи актов гражданского состояния по месту государственной регистрации данных актов гражданского состояния.

(в ред. Федерального закона от 23.06.2016 N 219-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

(см. текст в предыдущей редакции)

3. Записи актов гражданского состояния, которые составлены консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, вместе с документами, послужившими основаниями для государственной регистрации данных актов гражданского состояния, передаются на хранение в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере международных отношений Российской Федерации.

(в ред. Федеральных законов от 12.11.2012 N 183-ФЗ, от 23.06.2016 N 219-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Создание надлежащих условий хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) в органах записи актов гражданского состояния обеспечивают органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Источник

Статья 76. Место хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)

Статья 76. Место хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)

ГАРАНТ:

См. комментарии к статье 76 настоящего Федерального закона

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 23 июня 2016 г. N 219-ФЗ в пункт 1 статьи 76 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 октября 2018 г.

1. Книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги), собранные из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, прошитые, пронумерованные и скрепленные печатью, хранятся в органе записи актов гражданского состояния по месту государственной регистрации данных актов гражданского состояния.

2. Утратил силу с 1 октября 2018 г.

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 23 июня 2016 г. N 219-ФЗ в пункт 3 статьи 76 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 1 октября 2018 г.

3. Записи актов гражданского состояния, которые составлены консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, вместе с документами, послужившими основаниями для государственной регистрации данных актов гражданского состояния, передаются на хранение в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере международных отношений Российской Федерации.

4. Создание надлежащих условий хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) в органах записи актов гражданского состояния обеспечивают органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Источник

Какие документы можно найти в архивах загса

В столичном Управлении ЗАГС есть особый департамент, который никого не женит и не разводит, — архивно-информационный отдел. Там на протяжении века хранятся секретные документы о каждом москвиче. В подземной «библиотеке» — целые саги о жизни столичных семей. Ради кого бросил прадедушка девять детей? Почему бабушка вдруг помолодела на 20 лет? Были ли у вас в роду графы и князья?

За такими сведениями в отдел с начала 2020 года обратились более 10 тысяч москвичей, и эта цифра продолжает расти. К дому 10 в Малом Харитоньевском переулке ежедневно приходят по 100 человек. О том, что скрывают подвалы ЗАГС, кто и как помогает раскрыть семейные тайны, — в материале mos.ru.

Толстая книга

На стене в кабинете начальника архивно-информационного отдела ЗАГС висит под стеклом Декрет о гражданском браке, о детях и ведении книг актов состояния. С этого постановления 1917 года началась история советских органов ЗАГС. Первые отделения открылись в Москве и Петрограде. Декрет — напоминание о том, какую толстую книгу можно написать о людях столицы, если поднять все акты, составленные за век. С тех пор перелистано много страниц, менялось законодательство, но документы, собранные за 100 лет, сохранились.

Архивно-информационный отдел ЗАГС отличается от Главархива Москвы. Здесь находятся особые документы. Их содержимое держится в строжайшем секрете.

Документы лежат на полках отдела целый век, а затем передаются в государственные архивы России.

Бабушка-артистка и отлученный прадед

Зачем все это хранить? Прежде всего об архиве загса вспоминают, когда находят ошибку в документах и хотят исправить. Бумаги писали вручную, некоторые буквы получались похожими. Часто возникает путаница с Ч и Г. Из-за этого фамилия одного и того же человека может быть неодинаково написана в разных документах.

«Чучков может вполне оказаться Гучковым, например. Поэтому в наших картотеках эти буквы алфавита стоят рядом. А определить, как правильно, могут только опытные специалисты», — говорит Евгения Елимова, пока мы спускаемся по лестнице в подвал.

Там расположены камеры хранения вдоль коридорных стен и комнаты с сейфами под потолок. Евгения называет их «справочно-поисковой системой советского периода». Это библиотека судеб. На полках наклеены надписи: «Рождение», «Брак», «Смерть».

Самые частые обращения поступают от тех, кому необходим апостиль — штамп, соответствующий требованиям Гаагской конвенции, который доказывает подлинность документа, подписи должностного лица и ее расшифровки, а также печати. Бумага с апостилем обладает юридической силой во всех странах — участницах Гаагской конвенции.

«Наши соотечественники уезжают за рубеж, поэтому им нужен апостиль, например, на свидетельство о рождении или на справку об отсутствии брака. И хотя это, пожалуй, самая дорогая госуслуга — ее стоимость две с половиной тысячи рублей, спрос на нее очень большой. Кто-то выходит замуж за иностранца, кто-то едет работать или учиться. Раньше у студентов лидировала Англия, сейчас — Чехия. И мы помогаем таким клиентам отправиться на встречу со своей судьбой», — объясняет начальник отдела.

«Подобные запросы поступают постоянно. Мы можем помочь, если заявитель принесет имеющиеся документы, например свидетельство о смерти, в котором указана и дата рождения. По этим датам есть шанс определить перемещение человека, его настоящую фамилию. Был у нас такой случай. Пришла внучатая племянница одной артистки. Та оставила ей после смерти четыре квартиры в центре Москвы. Но, когда девушка попыталась оформить наследство у нотариуса, тот отказал: во всех документах стояли разные фамилии и разные даты рождения!» — вспоминает Евгения Елимова.

Выяснилось, что бабушка-артистка четыре раза выходила замуж и с каждым новым паспортом меняла фамилию и молодела на пять лет. Юрист предложил клиентке решить этот вопрос в суде и попросил гонорар — пять процентов от стоимости унаследованного имущества. В архивно-информационном отделе ЗАГС ей помогли установить личность бабушки за 350 рублей (дело было в 2006-м). Сейчас услуга стоит 650 рублей.

Окно в судьбу

Предварительная запись в архивно-информационный отдел не требуется. «Мы пробовали работать по такой схеме. Не вышло. Бывало, человек записывался заранее, например на проставление апостиля, и в итоге приносил не один документ, а весь семейный архив. На оформление каждой бумаги нужно 15 минут. У остальных записавшихся время сдвигалось», — рассказывает Евгения Елимова.

По ее словам, желающих прочитать книгу своей жизни или написать новую столько, что сотрудники (их сейчас 19) едва справляются. В 2015-м за апостилем, к примеру, обращались 10 тысяч заявителей в год, в 2019-м таковых было уже 19 тысяч. Будет еще больше.

«Не имеем права всех одновременно впустить внутрь. У нас приемный зал — 20 метров, три окна, мы не можем нарушать социальную дистанцию. Работаем сверхурочно, до последнего заявителя», — поясняет Евгения Александровна.

Помимо обслуживания клиентов, штатным специалистам предстоит переводить консульские записи в электронный формат для ЕГР (Единого государственного реестра), который вступает в силу с 1 января 2021 года. Когда это произойдет, справки можно будет получать не по месту хранения актов гражданского состояния, а там, где удобно. Чтобы вступить в эту новую главу в истории загсов, надо вручную вбить в систему данные.

Большой секрет

Новых сотрудников набрать непросто. На подготовку хорошего специалиста уйдет лет пять. Не каждый согласится здесь работать: на многих наложен гриф секретности и запрет на выезд за рубеж.

«Тем не менее сюда приходят и задерживаются надолго. Одна сотрудница, например, начала работать у нас в 18 лет и вот уже 35 лет с нами. Служба в архиве накладывает определенный отпечаток, меняется мышление. Я, например, 20 лет трудилась на должности заместителя начальника загса. Через пять лет стала профессионалом. Через 10 реализовала себя. Через 15 блистала. А через 20 мне все наскучило, потому что сюжет уже известен. И когда мне предложили возглавить архивно-информационный отдел, я обрадовалась. Здесь не бывает скучно», — рассказывает Евгения Елимова.

Ее заместитель работает в отделе 12 лет. На ней все вопросы, связанные с апостилем, и формирование архивного фонда.

«Я люблю это здание, шкафы, стеллажи. Люблю людей. Работа социальная, мы помогаем тем, кто нуждается в нашей помощи», — говорит заместитель начальника архивно-информационного отдела ЗАГС Татьяна Орлова.

Посетители — главные герои. Сотрудники отдела утверждают, что их миссия — исполнять желания людей, а не безразлично придерживаться буквы закона. Евгения Александровна вспоминает: недавно в Москву вернулся русский немец, эмигрировавший в Германию в начале нулевых. Приехал продлевать документы. Пообщался со специалистами архивно-информационного отдела и восхитился: в Германии нет понятий «сейчас» и «срочно», там запись на получение справок за две недели, а здесь люди готовы задержаться на работе, чтобы клиент успел оформить все бумаги, не почувствовав бюрократии.

«Мы делаем все, чтобы посетители, особенно надолго уезжающие за границу, вспоминали нас, как добрую сказку», — резюмирует Евгения Елимова.

Источник

Где хранятся записи актов гражданского состояния

1. Книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги), собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных до 1 апреля 2015 года, и хранящиеся в органах записи актов гражданского состояния по месту государственной регистрации указанных актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом от 15 ноября 1997 года N 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», подлежат переводу в электронную форму в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

2. Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) должен быть завершен не позднее 31 декабря 2020 года.

(в ред. Федерального закона от 29.12.2017 N 438-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

3. Передача в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, составленных до дня вступления в силу настоящего Федерального закона, и метрических книг допускается только после внесения содержащихся в таких книгах сведений в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния.

4. Книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги), собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, составленных до 1 октября 2018 года, прошитые, пронумерованные и скрепленные печатью, хранятся в органе исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния и на территории которого указанные записи актов гражданского состояния составлены.

(в ред. Федерального закона от 29.12.2017 N 438-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Создание надлежащих условий хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, составленных до 1 октября 2018 года, обеспечивают органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

(в ред. Федерального закона от 29.12.2017 N 438-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

6. Книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги), собранные из первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, составленных до 1 октября 2018 года, хранятся в течение ста лет со дня составления записей актов гражданского состояния.

(в ред. Федерального закона от 29.12.2017 N 438-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

7. При внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния, в том числе при государственной регистрации усыновления, установления отцовства, перемены имени, руководитель органа записи актов гражданского состояния обязан сообщить об исправлении или изменении, внесенных в запись акта гражданского состояния, в орган записи актов гражданского состояния по месту хранения второго экземпляра соответствующей записи акта гражданского состояния на бумажном носителе в трехдневный срок со дня внесения такого исправления или изменения.

8. В случае, если в книге государственной регистрации актов гражданского состояния (актовой книге), собранной из первых экземпляров записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, какая-либо запись акта гражданского состояния не сохранилась, указанная книга государственной регистрации актов гражданского состояния (актовая книга) дополняется соответствующей записью акта гражданского состояния, изъятой из книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовой книги), собранной из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния на бумажных носителях.

9. Книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги), собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, подлежат уничтожению после передачи книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, в государственные архивы.

10. В случае, если книга государственной регистрации актов гражданского состояния (актовая книга), собранная из первых экземпляров актов гражданского состояния на бумажных носителях, не сохранилась, книга государственной регистрации актов гражданского состояния (актовая книга), собранная из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, уничтожению не подлежит. Хранение такой книги и ее передача в государственный архив осуществляются в соответствии с порядком и сроком хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния на бумажных носителях.

11. До 31 декабря 2020 года повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния и иные документы, подтверждающие наличие или отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, в случае отсутствия первого экземпляра записи акта гражданского состояния выдаются органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в котором хранится второй экземпляр записи акта гражданского состояния.

(в ред. Федерального закона от 29.12.2017 N 438-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

12. Правительство Российской Федерации устанавливает порядок использования усиленных квалифицированных электронных подписей при ведении Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния и переводе в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг).

13. Установить, что в отношении реализации положений подпункта «б» пункта 9 статьи 1 настоящего Федерального закона, предусматривающих предоставление сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния, содержащихся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, в электронной форме посредством использования единой системы межведомственного электронного взаимодействия и подключаемых к ней региональных систем межведомственного электронного взаимодействия:

1) переход на предоставление военным комиссариатам муниципальных образований сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния, содержащихся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, предусмотренных Федеральным законом от 15 ноября 1997 года N 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (в редакции настоящего Федерального закона), в электронной форме посредством использования единой системы межведомственного электронного взаимодействия осуществляется поэтапно после обеспечения доступа военных комиссариатов муниципальных образований к указанной системе. До обеспечения доступа военных комиссариатов муниципальных образований к единой системе межведомственного электронного взаимодействия предоставление им сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния, содержащихся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, осуществляется органами записи актов гражданского состояния на бумажном носителе в порядке, установленном Правительством Российской Федерации;

2) до 31 декабря 2020 года сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния, содержащиеся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, и сведения о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния, содержащиеся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, предоставляемые в соответствии с Федеральным законом от 15 ноября 1997 года N 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (в редакции настоящего Федерального закона) Пенсионному фонду Российской Федерации, предоставляются также органам социальной защиты населения.

(в ред. Федерального закона от 27.12.2019 N 461-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

(часть 13 введена Федеральным законом от 29.12.2017 N 472-ФЗ)

14. До 31 декабря 2020 года повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, иной документ, подтверждающий факт государственной регистрации акта гражданского состояния, выдаваемые на основании записи акта гражданского состояния, составленной после 1 октября 2018 года или включенной в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния в рамках перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), оформляются органом записи актов гражданского состояния по месту хранения записи акта гражданского состояния на бумажном носителе (первого экземпляра записи акта гражданского состояния), а подписываются и выдаются заявителю органом записи актов гражданского состояния по месту обращения заявителя. В случае отсутствия первого экземпляра записи акта гражданского состояния повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, иной документ, подтверждающий факт государственной регистрации акта гражданского состояния, выдаваемые на основании записи акта гражданского состояния, составленной в соответствии с настоящей частью, оформляются органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в котором хранится второй экземпляр записи акта гражданского состояния, а подписываются и выдаются заявителю органом записи актов гражданского состояния по месту обращения заявителя.

(часть 14 введена Федеральным законом от 29.12.2017 N 472-ФЗ)

Источник

Условия хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах ЗАГСа, а также порядок передачи этих книг в государственный архив на хранение, утвержденные Минюстом СССР 27.02.1978 N К-3-120

27 февраля 1978 г. N К-3-120

с Главархивом СССР

УСЛОВИЯ

ХРАНЕНИЯ КНИГ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО

СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ В ОРГАНАХ ЗАГСА, А ТАКЖЕ

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ЭТИХ КНИГ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

НА ХРАНЕНИЕ

I. Место хранения и учет книг регистрации актов

гражданского состояния и метрических книг в органах ЗАГСа

В каждой из книг сосредоточиваются от 250 до 300 листов записи одного вида актов гражданского состояния в пределах календарного года. Если в течение года записей одного вида окажется мало, допускается объединение книг регистрации актов за несколько лет.

1.2. Первые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния, составленных на территории данного района (города), в том числе исполнительными комитетами сельских (поселковых) Советов народных депутатов, а также и метрических книг, хранятся в архиве отдела (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета народных депутатов.

Вторые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, составленных на территории данной республики, края, области, города (городов республиканского подчинения) хранятся в республиканском, краевом, областном, городском (городов республиканского подчинения) архиве ЗАГСа.

Метрические книги систематизируются и раскладываются в хранилищах архива по видам записей в хронологическом порядке по бывшим учреждениям религиозного культа.

1.4. Метрические книги бывших русских консульских учреждений за границей (до 1916 г.) хранятся в архиве отдела ЗАГСа исполнительного комитета Ленинградского городского Совета народных депутатов.

Метрические книги и книги регистрации актов гражданского состояния, составленные до установления советской власти консульскими учреждениями буржуазных Латвии, Литвы и Эстонии, хранятся в архиве соответствующего республиканского управления ЗАГСа при Министерстве юстиции союзной республики.

Метрические книги русских церквей в Манчжурии за период с 1901 по 1921 год хранятся в архиве отдела ЗАГСа исполнительного Комитета Приморского краевого Совета народных депутатов.

Метрические книги армянских церквей Карской области и Сурмалинского уезда дореволюционной России хранятся в архиве Республиканского управления ЗАГСа при Министерстве юстиции Армянской ССР.

1.5. Книги регистрации актов гражданского состояния в обязательном порядке переплетаются и пронумеровываются простым черным карандашом.

В конце книги на отдельном чистом листе делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов книги.

Один экземпляр карточки хранится в отделе (бюро) ЗАГСа исполкома районного (городского) Совета народных депутатов, а другой передается в республиканский, краевой, областной, городской (городов республиканского подчинения) архив ЗАГСа вместе со вторыми экземплярами актовых записей.

Карточки используются для составления алфавитной картотеки в целом по району, городу, области, краю, республике.

В алфавитной книге указывается фамилия, имя и отчество лица (лиц), на которого составлена актовая запись, номер актовой записи и дата регистрации.

1.7. В целях обеспечения сохранности книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг может производиться их микрофильмирование.

II. Сроки хранения книг регистрации актов гражданского

состояния и метрических книг, а также порядок

их передачи в государственный архив

2.1. Книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги хранятся в отделах (бюро) ЗАГСа исполнительных комитетов районных (городских) Советов народных депутатов и архивах ЗАГСа в течение 75 лет со времени их составления.

По истечении 75 лет первые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг отделами (бюро) записи актов гражданского состояния исполнительного комитета районного (городского) Совета народных депутатов передаются в республиканский, краевой, областной, городской (городов республиканского подчинения) архив ЗАГСа.

Архив ЗАГСа дополняет книги недостающими записями, а также заменяет неисправимо поврежденные записи из книг, имеющихся в архиве ЗАГСа, и после оформления книг согласно основным положениям Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) передает их на хранение в государственный архив.

Опись документальных материалов постоянного хранения составляется в четырех экземплярах и утверждается председателем экспертно-проверочной комиссии.

Акт о сдаче материалов в государственный архив составляется в двух экземплярах.

Три экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, четвертый экземпляр описи вместе со вторым экземпляром акта возвращаются в архив ЗАГСа.

Книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги должны быть доставлены в государственный архив средствами архива ЗАГСа.

2.3. После передачи книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в государственный архив оставшиеся вторые экземпляры указанных книг в архивах ЗАГСа подлежат уничтожению. Акт о выделении к уничтожению книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг утверждается заведующим республиканским управлением ЗАГСа, заведующим отделом ЗАГСа Совета Министров АССР, исполкома краевого, областного, городского (городов республиканского подчинения) Совета народных депутатов.

2.4. При обращении граждан в архив ЗАГСа по вопросу выдачи повторного свидетельства в тех случаях, когда запись акта гражданского состояния уже передана на хранение в государственный архив, архив ЗАГСа запрашивает из государственного архива соответствующую копию записи акта гражданского состояния, на основании которой выписывается свидетельство и выдается заявителю.

2.5. Внесение изменений, дополнений и исправлений в записи актов гражданского состояния, находящиеся на хранении в государственном архиве, производится архивом ЗАГСа в соответствии с Основными положениями, определяющими порядок изменения, восстановления и аннулирования записей актов гражданского состояния, порядок и сроки хранения актовых книг, утвержденными Постановлением Совета Министров СССР от 10 декабря 1976 г. N 1006.

III. Оборудование архивов органов ЗАГСа

3.1. Для обеспечения сохранности книг регистрации актов гражданского состояния, а также метрических книг и создания необходимых условий для работы над ними архиву ЗАГСа предоставляется специально оборудованное для этого помещение.

Помещение архива должно быть изолированным от других помещений и санитарно-технических коммуникаций, сухим и гарантированным от затопления.

Хранилища книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг отделяются от рабочих комнат архива. Окна первого этажа архивохранилища заделываются металлическими решетками.

Установка печей и дымоходов в помещениях архивохранилищ не допускается.

В качестве искусственного освещения разрешается только электрическое.

Помещения, отведенные под архивохранилища, должны отвечать действующим противопожарным нормам.

Использование в качестве архивохранилищ чердачных и неприспособленных для хранения архивных материалов подвальных помещений не разрешается.

При отсутствии специального помещения для архива отдела (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета народных депутатов книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги должны храниться в металлических шкафах.

3.2. Документы, покрытые плесенью, изолируются и направляются на дезинфекцию. Полки, на которых хранились пострадавшие материалы, и близкие к стеллажам площади стен промываются 3% раствором формалина и высушиваются.

Для экономии площади архивохранилищ рекомендуется применять передвижные металлические стеллажи.

IV. Режим хранения книг регистрации актов гражданского

состояния и метрических книг в архивах органов ЗАГСа

4.1. В помещении архива устанавливается специальный режим хранения, т.е. определенные технические и санитарно-гигиенические условия, обеспечивающие наилучшую сохранность книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, а также необходимые условия работы с ними.

4.2. В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °C, относительную влажность воздуха от 50 до 60%.

Для контроля за температурой и влажностью воздуха в архивохранилище устанавливаются термометры и гигрометры или психрометры, согласно показаниям которых принимаются меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

4.3. Для предохранения архивохранилищ от пыли необходимо:

а) обеспечить максимальную герметичность архивохранилищ и оборудовать вентиляционную систему противопыльными фильтрами;

б) регулярно обеспыливать материалы пылесосом и практиковать влажную уборку с применением 1% раствора формалина, производить влажную уборку пола не менее одного раза в неделю;

в) при проветривании архивохранилищ окна и форточки затягивать марлей, смоченной 50% раствором глицерина и тщательно отжатой;

г) для тщательной обработки помещения архива ежемесячно устанавливается один санитарный день.

4.4. В помещениях архива запрещено курение, применение нагревательных электроприборов и хранение посторонних предметов.

4.5. Дверь в архивохранилище в нерабочее время закрывается, опечатывается или пломбируется. Печать или пломбир хранится у заведующего архивом ЗАГСа или сотрудника, ответственного за архив; архив открывается и закрывается в их присутствии; в обязательном порядке обеспечивается внешняя охрана архива (сторож, сигнализация).

4.6. Вход в помещение архивохранилища и ознакомление с записями в книгах регистрации актов гражданского состояния и метрических книгах посторонним лицам запрещается.

4.7. В случае пожара, наводнения или другого стихийного бедствия, а также при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц составляется акт с участием представителей соответствующих органов (пожарной охраны, внутренних дел, технического надзора, государственного архива и т.д.) и принимаются меры к охране архивных материалов.

4.9. Настоящие Условия хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах ЗАГСа, а также порядок передачи этих книг в государственный архив на хранение вступают в силу с 1 января 1979 г.

регистрации актов о ________________________

Источник