где хранятся договора в организации

Сколько хранить договоры в организации

Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет после истечения срока их действия или прекращения обязательств по ним. Срок хранения различных видов контрактов указан в приказе Росахрива №236 от 20.12.2019.

Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства. Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.

Зачем это нужно

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.

Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.

Как определить срок

Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:

Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:

Что делать, если срок не установлен

В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Сроки в зависимости от вида договора

Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.

Основные позиции приведены в таблице:

До ликвидации организации

Недвижимого имущества — 10

Движимого имущества — 5

По недвижимому имуществу — 15

По движимому имуществу — 10

Вид	Установленный период (лет)
Соглашения об определении долей в праве собственности
По оформлению земельных участков в собственность, купле-продаже и т. д.	До ликвидации
Купле-продаже зданий, сооружений, имущественных комплексов
О передаче права на результат интеллектуальной деятельности	5
О закупках отдельными видами юрлиц	5
Учредительные	До ликвидации, затем передаются в муниципальный архив

Сколько хранить в архиве

Из системного толкования закона следует, что хранение договоров в организации подразделяется на два вида:

Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации. Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня. Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.

Последствия нарушения сроков

Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения. По ст. 120 НК возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов. Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Ст. 126 НК предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.

В КоАП перечислены составы правонарушений: грубое нарушение требований к бухучету (ст. 15.11) и нарушение правил формирования архивов (ст. 13.20). Эти нормы применяются при несоблюдении периодов сохранности, установленных в приказе Росархива.

Источник

Где должны храниться договоры организации? Бухгалтерия VS Юристы

Часто на предприятиях идет война бухгалтерии с юристами, где должны храниться договоры и кто ведет реестр договоров.

У кого (где) и почему должны храниться договоры организации? У юристов или бухгалтерии?

Кто должен вести реестр договоров?

Меняется ли мнение, если на предприятии электронный документооборот?

Прошу высказываться аргументировано, что бы каждый юрисконсульт мог обосновать в своей организации определенную позицию.

Обеспечительные сделки и защита кредиторов

Практические навыки оптимизации договорной работы

Введение в правовую систему Англии

Комментарии (10)

Владимир, согласен с Вами на все 100%
Но, часто получается так, что договоры хранятся у юристов и бухгалтерия всеми правдами и не правдами пытается от себя их отпихнуть. Особенно это актуально где есть договорные отделы.

По сути, вопрос хранения договоров, это вопрос ответственности за их сохранность!

Вот преследую цель набрать кучу аргументов, с которыми каждый юрисконсульт пойдет к своему Генеральному и уйдет от него с приказом о передаче всех договоров бухгалтерии.

На мой взгляд, указанная функция должна принадлежать исключительно бухгалтерии.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (Федеральный закон «О бухгалтерском учете»).

Все хозяйственные операции организаций должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (Федеральный закон «О бухгалтерском учете»).

Первичные учетные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.).

Представляется, что функция по хранению договоров является неотъемлемой составляющей частью бухгалтерского учета.

Нет документа-договора в бухгалтерии – нет хозяйственной операции и ее фиксации в бухгалтерском учете!

Юристы и иные подразделения компании не вправе в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» осуществлять бухгалтерский учет, включающий функцию по хранению договоров.

Обеспечить эффективный бухгалтерский учет путем документального учета хозяйственных операций организации без закрепления функции по хранению договоров за бухгалтерией невозможно или затруднительно.

Наличие под каждой хозяйственной операцией компании документа-договора – это объективная обязанность бухгалтера, иначе можно получить в компании нереальный бухгалтерский и налоговый учет, а также соответствующие реальные налоговые претензии.

Призываю юристов занять активную позицию в этом вопросе, обеспечив издание приказа генерального директора о закреплении функции по хранению договоров за бухгалтерией и формируя практику «Бухгалтерский учет без договоров в бухгалтерии – вне закона!».

Почему функцию по хранению договоров в настоящее время в большинстве компаниях осуществляет юридическое подразделение?

Источник

Сколько в организации нужно хранить договоры: изменения с 2020 года

Что изменилось

Новые сроки хранения договоров с 18.02.2020 прописаны в различных пунктах упомянутого приказа Росархива.

Сначала обобщим основные изменения.

Договор дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества Теперь – до ликвидации организации вместо постоянного хранения Договор лизинга 5 лет после истечения срока действия или выкупа имущества.

Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу.

По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу – списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка (ст. 97 нового перечня) Документы по залогу недвижимости 10 лет вместо постоянного хранения.

Как для лизинга, срок считают с момента истечения действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. Договор мены недвижимости До ликвидации организации, а не 5 лет.

Уточнено, что отсчитывают не только с истечения срока действия договора, но по прекращении обязательств по соглашению. Договор поручения 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества вместо 5 лет Договор кредита или займа с условием о залоге имущества 10 лет

Касается также документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров). Паспорта сделок 15 лет, а не постоянно.

Не распространяется на кредитные организации: для них по-прежнему 15-лет

В основном, договоры организации связаны с кадрами или управлением и распоряжением имуществом. В последнем случае это регулирует п. 1.3.1 приказа Росархива. Вот несколько важных позиций из него:

Соглашения об определении долей в праве собственности и документы (списки имущества, акты) к ним До ликвидации организации – Переписка о разделе долевой совместной собственности юридических лиц 5 лет – Документы (акты, балансы, заключения, решения) по подтверждению правопреемства имущественных прав и обязанностей при реорганизации юридических лиц До ликвидации организации – Переписка по вопросам установления прав на движимое и недвижимое имущество 5 лет – Документы (заявления, договоры, свидетельства, постановления, распоряжения, планы, паспорта, выписки) по оформлению земельных участков в собственность До ликвидации организации – Переписка по земельным вопросам 5 лет – Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений и документы (акты, документы по экспертизе, правоустанавливающие документы, разрешения на строительство (1) и ввод в эксплуатацию) к ним До ликвидации организации (1) В органах и организациях, выдающих разрешения на строительство – 15 лет после ввода объекта в эксплуатацию Договоры купли-продажи имущественного комплекса и документы к ним (решения, протоколы, акты, аудиторские заключения, реестры всех обязательств, балансы, уведомления) До ликвидации организации – Документы (заявки, акты оценки, переписка) по продаже движимого имущества 10 лет (1) (1) После продажи Договоры доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами 10 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору Акты о передаче имущества в доверительное управление 10 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору Документы (акты, решения) о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации До ликвидации организации – Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом; документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

(2) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК (могут быть отобраны на постоянное хранение)

(3) Объектов культурного наследия – Постоянно

(4) Природоохранных зон – Постоянно а) недвижимого имущества; 10 лет (1) (2) (3) (4) б) движимого имущества 5 лет (1) (3) Уведомления о прекращении действия договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования зданиями, строениями, сооружениями, помещениями, земельными участками и иным имуществом 10 лет – Договоры залога; документы (заявки, правоустанавливающие документы по предметам залога, расчеты стоимости, заключения, акты, переписка) к ним 10 лет (1) (1) По истечении срока действия договора или выкупа имущества; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу Договоры мены: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору а) недвижимого имущества; До ликвидации организации б) движимого имущества 5 лет (1) Договоры проката 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору Договоры поручения: (1) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу а) по недвижимому имуществу; 15 лет (1) б) по движимому имуществу 10 лет (1) Договоры на представление интересов государства в органах управления акционерных обществ, акции которых находятся в государственной собственности 5 лет ЭПК (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору Директивы о порядке голосования представителю интересов Российской Федерации в органах управления акционерных обществ, акции которых находятся в государственной собственности Постоянно – Поручения по голосованию представителям акционерных обществ в органах управления дочерних и зависимых обществ 5 лет (1) (1) После продажи акций дочерних и зависимых обществ или их ликвидации Доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании владельцев ценных бумаг, участников (учредителей), пайщиков Постоянно – Доверенности на участие в органах управления (советах директоров, годовых и внеочередных собраниях акционеров) акционерных обществ, акции которых находятся в государственной, муниципальной собственности 5 лет (1) (1) После истечения срока действия или отзыва Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев До ликвидации организации – Документы (сертификаты, передаточные акты, выписки по счету депо, реестродержателей), подтверждающие переход прав собственности на ценные бумаги До ликвидации организации – Документы (добровольное предложение, обязательное предложение, конкурирующее предложение, уведомление, требование, банковские гарантии, копии отчета оценщика, рекомендации, информации, заявления, отчеты о принятии предложения, решения, требования, предписания), касающиеся приобретения более 30 процентов акций акционерного общества 5 лет (1) (1) По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной и муниципальной собственности – Постоянно Документы (решения, заявления, отзывы, уведомления, отчеты, списки владельцев ценных бумаг, сообщения, требования, информации, заключения), касающиеся приобретения и выкупа размещенных ценных бумаг их эмитентом 5 лет – Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей 5 лет – Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров) по акционированию 5 лет ЭПК – Акционерные соглашения, договоры об управлении и распоряжении акциями До ликвидации организации – Решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспект ценных бумаг (основная, дополнительная часть), программа облигаций и условия выпуска (дополнительного выпуска) облигаций в рамках программы облигаций, а также изменения в них; отчет об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомление об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, заявление для получения разрешения на размещение и (или) организацию обращения эмиссионных ценных бумаг российских эмитентов за пределами Российской Федерации; уведомления Центрального банка Российской Федерации о государственной регистрации (регистрации) на этапах эмиссии, о квалификации финансовых инструментов, уведомление о выдаче разрешения на размещение и (или) обращение ценных бумаг за пределами Российской Федерации, уведомление об аннулировании индивидуального номера (кода) дополнительного выпуска эмиссионных ценных бумаг До ликвидации организации – Отчеты эмитента: (1) Присланные для сведения отчеты эмитента за 1 квартал – До минования надобности.

(2) При отсутствии отчета за 1 квартал – Постоянно а) за 1 квартал (отчетного) года; Постоянно (1) б) за 2 – 4 кварталы (отчетного) года 5 лет (2) Списки лиц, осуществляющих права по ценным бумагам и списки владельцев ценных бумаг, составленные в целях исполнения обязанностей, предусмотренных федеральными законами До ликвидации организации – Списки аффилированных лиц До ликвидации организации – Реестры владельцев ценных бумаг (1), выписки из реестров владельцев ценных бумаг Постоянно (2) (3) (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

(2) На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются в случае прекращения ведения или ликвидации организации

(3) Выписки из реестра – 5 лет Договоры на ведение реестра владельцев ценных бумаг, акт приема-передачи документов и информации реестра 10 лет (1) (1) После истечения срока действия договора Лицевые счета владельцев ценных бумаг 5 лет (1) (1) После перехода права собственности на ценные бумаги Ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат 50/75 лет – Переписка о начислении (выплате) дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат 5 лет – Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках 5 лет (1) (1) После выплаты компенсации Журналы, книги учета выдачи выписок из реестров владельцев ценных бумаг 5 лет – Сообщения о существенных фактах, содержащие информацию, подлежащую раскрытию на рынке ценных бумаг 5 лет (1) (1) При возникновении споров, разногласий сохраняется до принятия решения по делу Списки инсайдеров 5 лет (1) (1) После замены новыми Документы (требования, запросы), являющиеся основанием для передачи списков инсайдеров организаторам торговли 5 лет (1) (1) С даты направления или получения требования, запроса организатора торговли о передаче списка инсайдеров Информационные сообщения, подтверждающие передачу списков инсайдеров организаторам торговли 5 лет (1) (1) С даты передачи организатору торговли списка инсайдеров Документы (запросы, требования, уведомления, предписания) Центрального банка Российской Федерации, организатора торговли о предоставлении инсайдерами информации о совершенных ими операциях 5 лет (1) (1) С даты направления или получения запроса о предоставлении инсайдерами информации о совершенных ими операциях Уведомления о совершенных инсайдерами операциях 5 лет (1) (1) С даты предоставления инсайдерами информации о совершенных ими операциях Локальные нормативные акты (приказы, решения), устанавливающие порядок доступа к инсайдерской информации, правила охраны ее конфиденциальности и контроля за соблюдением требований законодательства Российской Федерации о противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком, правила внутреннего контроля по предотвращению, выявлению и пресечению неправомерного использования инсайдерской информации и (или) манипулирования рынком, условия совершения операций с финансовыми инструментами лицами, включенными в список инсайдеров, и связанными с ними лицами 5 лет ЭПК (1) (1) После замены новыми Журналы (базы данных) учета уведомлений о включении лиц в список инсайдеров или исключении из него 5 лет – Журналы (базы данных) учета, регистрации уведомлений, запросов и предоставления инсайдерской информации 5 лет – Договоры об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации 5 лет ЭПК (1) (1) По истечении срока действия исключительного права Договоры лицензионные о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора Журналы, базы данных регистрации договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования: (1) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК.

(2) Объектов культурного наследия – Постоянно

(3) Природоохранных зон – Постоянно а) недвижимого имущества; 10 лет (1) (2) (3) б) движимого имущества 5 лет (1) (3) Журналы, базы данных регистрации договоров: – а) об отчуждении (приобретении) недвижимого имущества; До ликвидации организации б) покупок, продаж движимого имущества 5 лет

Остальные позиции по договорам ищите в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Источник

Сколько лет хранить договоры с поставщиками и контрагентами

Срок хранения договоров с поставщиками — это период, в течение которого в организации или ее архиве остаются госконтракты. С 01.01.2022 такие даты пропишут в 44-ФЗ.

Зачем хранить договоры с поставщиками

Выделяются два вида хранения документации в организации:

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как хранить бухгалтерские документы в 2021 году. Используйте эти инструкции бесплатно.

Текущее необходимо для решения следующих задач:

Архивное требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов (налоговой службы и др.) и внутренних проверок организацией своей хозяйственной деятельности за истекшие периоды.

Законодательно не установлено, сколько хранятся договоры с поставщиками и подрядчиками в текущем порядке, этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, — от периода действия контракта, истории взаимодействия сторон. Когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений.

В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, сколько лет хранятся договоры с заказчиками в бюджетных учреждениях (или в любых других организациях), утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании (из одного подразделения в другое) и привести перечень лиц, отвечающих за хранение.

Как определить, сколько хранить

Инструкция, как определить сроки хранения договоров на поставку продуктов или иных контрактов, состоит из следующих шагов:

Каковы сроки в зависимости от типов соглашений

Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 содержит несколько десятков наименований соглашений. Основные из них приведены в таблице сроков хранения договоров в организации в 2021 году:

А вот таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2021 году.

Тип договора	Сколько хранить (лет)	Примечание
Заем	5
Кредит
Заем с условием о залоге имущества	10	Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров).
Кредит с условием о залоге имущества

И дополнительно таблица по сохранности договоров поставки в организации в 2021 году.

№ в новом перечне	Тип документа	Сколько хранить, лет
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг	50 или 75

Сколько хранить, если в перечне нет такого типа

Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все. Чтобы определить срок хранения, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п. 11 перечня. В таком случае период сохранности составляет 5 лет.

Предусмотрена ли ответственность за несоблюдение сроков

За нарушение правил хранения, в том числе несоблюдение сроков, предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП, предполагающая ответственность в виде штрафа:

Недостаточно продолжительное хранение договоров в организации повлечет и санкции со стороны ФНС, к примеру в соответствии со ст. 126 НК РФ, которая предусматривает ответственность за непредоставление документов при их истребовании в рамках проверки.

Об авторе этой статьи

Полина Гольцова Юрист Моя первоначальная специальность — юрист, юрисконсульт. Первые два года практической деятельности работала в общем юридическом отделе организации, где занималась всесторонним правовым сопровождением деятельности работодателя.

Однако с 2013 года основным направлением моей практической деятельности стали госзакупки. Я работала в контрактных службах нескольких крупных бюджетных учреждений федерального и регионального уровня и коммерческой организации, деятельность которой связана с госзакупками.
Занималась юридическим сопровождением госзакупок, договорной и претензионной работой, представляла интересы работодателей в арбитражных судах и УФАС.

Последние три года занимаюсь созданием юридического контента, пишу популярные статьи по актуальным вопросам правоприменения для нескольких информационных порталов.

Источник