208 счет в бюджете
(1).jpg "208 счет в бюджете")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Подотчетному лицу (сотруднику) автономного медицинского учреждения необходимо возместить денежные средства за материальные ценности, купленные за собственные наличные средства.
Как правильно в бухгалтерском учете отразить данную хозяйственную ситуацию? Какие документы необходимо оформить?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В ситуациях, когда сотрудник автономного учреждения приобретает материальные ценности путем наличного расчета за счет собственных средств необходимо руководствоваться теми же нормами, как если бы денежные средства были выданы под отчет. В бухгалтерском учете учреждения расчеты с сотрудником в подобных случаях можно отражать как с применением счета 208 00, так и с использованием счета 302 00, в зависимости от того, какой вариант учета будет закреплен в учетной политике.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Отчет по полученному авансу (для бюджетной сферы).
*(2) Если в 22, 23 разрядах номера счета учета здесь и далее указано «ХХ» или «Х», а также в 24-26 разрядах указано «ХХХ», то при формировании бухгалтерских записей должны применяться код группы, код вида синтетического счета объекта учета, а также коды КОСГУ, соответствующие экономическому содержанию конкретной операции.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Учет расчетов с подотчетными лицами в автономном учреждении
Автор: Валова С., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
В каждом учреждении осуществляются расчеты с подотчетными лицами. В данной публикации мы рассмотрим вопросы, касающиеся порядка выдачи подотчетных сумм, а также отражения расчетов по данным операциям.
Подотчетные лица – это лица, получившие денежные суммы под отчет для последующих расходов в интересах выдавшей их организации. Деньги, выданные подотчетным лицам, называют подотчетными суммами. Отметим, что Инструкцией № 157н также предусмотрена выдача под отчет денежных документов, к которым, в частности, относятся почтовые марки, оплаченные талоны на бензин и масла, оплаченные проездные документы, оплаченные путевки и др.
Кто может быть подотчетным лицом?
Подотчетными лицами могут быть (письма Минфина РФ от 14.03.2019 № 02-05-10/17199, ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859):
работники учреждения, включая его руководителя, с которыми заключены трудовые договоры;
физические лица, привлекаемые к выполнению определенной работы на основании соглашения или договора гражданско-правового характера.
Вопросы организации выдачи денежных средств лицам, не являющимся работниками учреждения (внештатные сотрудники), находятся в компетенции учреждения, которое в рамках своей учетной политики вправе предусмотреть порядок выдачи им денежных средств (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).
На какие цели выдаются подотчетные суммы?
Подотчетные суммы могут выданы:
на административно-хозяйственные нужды (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У );
на командировочные расходы, перечень которых приведен в ст. 168 ТК РФ;
на иные цели, установленные организацией. Например, для выплаты заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) через раздатчика. Перечень таких лиц утверждается приказом руководителя.
Как выдать денежные средства под отчет?
Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован п. 213 Инструкции № 157н, Указанием № 3210-У. Из данного пункта следует, что денежные средства выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего:
Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 214 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 06.12.2016 № 02-07-10/72408).
Выдача денежных средств под отчет осуществляется двумя способами:
1) через кассу учреждения с оформлением расходного кассового ордера (ф. 0310002). При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).
Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:
на заработную плату;
на хозяйственные расходы;
на командировочные расходы;
По результатам выдачи денежных средств по ведомости (ф. 0504501) оформляется расходный кассовый ордер (ф. 0310002);
2) в безналичном порядке, посредством перевода на банковскую карту, включая карты «Мир», эмитированные кредитными организациями в рамках зарплатного проекта (письма ЦБ РФ от 31.05.2018 № 04-45-7/4048, Минфина РФ от 06.07.2018 № 09-02-07/47375, Федерального казначейства от 27.07.2018 № 07-04-05/05-15900).
В Письме Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896 (далее – Письмо № 07-04-05/05-14896) отмечено, что в целях контроля за движением вышеуказанных денежных средств и разграничения денежных потоков целесообразно выпустить дополнительную карту уполномоченному сотруднику учреждения (корпоративная карта учреждения).
Обратите внимание: по одной карте можно осуществлять операции, не связанные с получением и взносом наличных денег, не более 100 000 руб. в день (п. 3 Письма № 07-04-05/05-14896).
Каков порядок отчета по выданным суммам?
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они выданы, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Обратите внимание: авансовый отчет (ф. 0504505) представляется работником (внештатным сотрудником) с приложением к нему подтверждающих документов (пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У, п. 216 Инструкции № 157н).
Порядок заполнения авансового отчета (ф. 0504505) установлен Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
Подотчетное лицо приводит сведения в авансовом отчете (ф. 0504505):
на лицевой стороне – о себе;
на оборотной стороне – заполняет графы 1 – 6 в части фактически израсходованных им сумм с указанием документов, подтверждающих осуществленные расходы.
Документы, приложенные к авансовому отчету (ф. 0504505), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В дальнейшем авансовый отчет (ф. 0504505) утверждается руководителем учреждения или уполномоченным им лицом.
Кроме того, в силу п. 26 ФСБУ «Концептуальные основы» первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченного им лица.
Неизрасходованный остаток подотчетной суммы подлежит возврату.
Как отражаются расчеты с подотчетными лицами?
Учет расчетов с подотчетными лицами по выдаче денежных средств под отчет ведется с применением счета 0 208 00 000 (п. 212 Инструкции № 157н).
В соответствии с п. 108 Инструкции № 183н операции по увеличению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Получение денежных средств подотчетным лицом при условии полного его отчета по ранее выданному авансу согласно его заявлению с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается
0 201 34 610
0 201 11 610
0 201 21 610
0 201 27 610
Получение подотчетным лицом денежных документов
Получение подотчетным лицом наличных денежных средств с использованием карт, выданных органом Федерального казначейства, через банкомат, а также оплата подотчетным лицом приобретенных услуг, работ, товаров с использованием карт через электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт
0 210 03 661
0 201 21 610
Отражение положительной курсовой разницы по суммам, выданным под отчет в иностранной валюте
Списание с балансового учета задолженности перед подотчетными лицами, не востребованной кредиторами
Операции по уменьшению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями (п. 109 Инструкции № 183н):
Содержание операции
Дебет
Кредит
Принятие к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем авансового отчета (ф. 0504049) с приложенными к нему оправдательными документами
0 105 хх 34х
0 106 хх 3хх
0 109 хх 2хх
0 210 12 56х
0 302 хх 73х
0 304 03 73х
0 401 20 2хх
Выдача подотчетным лицом суммы заработной платы, пособий, пенсий, стипендий, иных выплат на основании платежной ведомости (ф. 0504403)
Возврат остатков подотчетных сумм
0 201 11 510
0 201 21 510
0 201 34 510
Возврат в кассу учреждения неиспользованных денежных документов
Списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству РФ нереальной к взысканию
Оплата подотчетным лицом аванса, отражаемая согласно представленному авансовому отчету (ф. 0504049) и прилагаемым к нему документам
Погашение задолженности подотчетного лица в сумме удержаний из его заработной платы
Отражение отрицательной курсовой разницы
Рассмотрим несколько примеров по отражению вышеприведенных операций в учете.
Сотрудник автономного учреждения направлен в командировку на 10 дней. Ему выплачены суточные в размере 2 000 руб. Билет на поезд стоимостью 10 500 руб. приобретен учреждением у РЖД и выдан сотруднику. Оплата гостиницы произведена посредством осуществления безналичных расчетов, стоимость проживания в гостинице – 20 000 руб. Расходы произведены по КВФО 2 (средства, полученные от оказания платных услуг).
В 2019 году командировочные расходы на осуществление выплат физическим лицам отражаются с учетом положений порядков № 132н, 209н. При этом следует учитывать, каким образом происходит оплата: лично работнику посредством выдачи из кассы (перечисления на банковскую карту) денежных средств под отчет либо учреждение осуществляет расчеты с контрагентами (расчеты с гостиницами, авиакомпаниями, железной дорогой).
Если работодатель возмещает командировочные расходы посредством их выдачи (перевода на банковскую карту) непосредственно штатному работнику, все затраты отражаются по КВР 112, подстатьям 212 (суточные), 226 (проезд, проживание) КОСГУ.
В случае если оплата командировочных расходов осуществляется путем безналичных расчетов между учреждением и гостиницей либо компанией-перевозчиком, применяются КВР 244, подстатьи 226 (услуги найма жилого помещения) либо 222 (проезд до места командировки и обратно) КОСГУ.
В учете сделаны следующие записи:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислены суточные сотруднику учреждения
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 112 / подстатья 212 КОСГУ)
Перечислена плата за проживание гостинице
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 226 КОСГУ)
Перечислены денежные средства за билеты путем осуществления безналичных расчетов РЖД
2 201 11 610
забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 222 КОСГУ)
После представления работником авансового отчета
Отражены расходы на выплату суточных
На основании представленной выписки гостиницы и акта оказанных услуг отражены расходы на наем жилого помещения и проезд к месту командирования
2 109 60 226
2 109 60 222
2 302 26 734
2 302 22 734
Произведен зачет аванса за проживание в гостинице и проезд к месту командирования
2 302 26 834
2 302 22 834
2 206 26 664
2 206 22 664
Пример 2.
Изменим условия примера 1. Предположим, командированному сотруднику были перечислены в полном размере (32 500 руб.) средства на командировочные расходы, предусматривающие как суточные, так и расходы на проезд до места командирования и наем жилого помещения.
В учете сделаны следующие записи:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислены суточные сотруднику учреждения
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 112 / подстатья 212 КОСГУ)
Перечислены расходы на проезд и наем жилого помещения
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 226 КОСГУ)
После представления работником авансового отчета
Отражены расходы на выплату суточных
Отражены расходы на проезд и наем жилого помещения
Пример 3.
Автономное учреждение перечислило на банковскую карту работника денежные средства в сумме 5 000 руб. Часть из них (3 000 руб.) была израсходована на покупку хозяйственных материалов (электрических лампочек). Оплата была произведена безналичным расчетом. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов (товарного и кассового чеков). Остаток подотчетной суммы был внесен в кассу учреждения.
Расходы произведены по КВФО 2 (средства, полученные от оказания платных услуг).
В учете сделаны следующие операции:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислены денежные средства с лицевого счета учреждения на банковскую карту сотрудника
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 346 КОСГУ)
Приняты к учету суммы произведенных расходов на основании авансового отчета
Возвращены в кассу учреждения неиспользованные подотчетные суммы
2 201 34 510
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 346 КОСГУ)
Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях
Бюджетные учреждения выдают денежные средства под отчет для расчетов:
— за транспортные услуги,
— за коммунальные услуги,
— за приобретение материалов для хозяйственных нужд,
— за приобретение основных средств,
— за приобретение горюче-смазочных материалов,
Движение денежных средств, выданных под отче отражается в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании Приходных и Расходных кассовых ордеров и Авансовых отчетов.
Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам, в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.
Бюджетным учреждениям для оформления авансового отчета следует руководствоваться Приказом №123н, которым утверждена форма авансового отчета (форма 0504053) для бюджетных учреждений.
Пунктом 155 Инструкции №25н предусмотрено, что для получения денежных средств под отчет работник должен написать заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства.
Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. При этом следует иметь в виду, что денежные средства в подотчет могут выдаваться только работнику данного учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается.
В соответствии с правилами ведения кассовых операций, подотчетное лицо, не позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который был выдан аванс, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет или вернуть денежные средства в кассу учреждения.
Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс на основании статьи 137 ТК РФ.
Для отражения операций по учету подотчетных сумм Инструкцией №25н предусмотрен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».
Как было уже отмечено, денежные средства выдаются под отчет на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и так далее. Для учета этих операций предназначены следующие субсчета:
— 0 208 01 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда»;
— 0 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальному страхованию населения»;
— 0 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению;
— 0 208 10 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате социальных пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;
— 0 208 15 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг»;
— 0 208 16 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале».
Рассмотрим небольшой пример.
Раздатчик Селиванова И.И. получила из кассы института под отчет 100 000 рублей для выдачи заработной платы сотрудникам кафедры Экономики.
По истечении 3-х дней Селиванова И.И. представила в бухгалтерию института отчет и сдала ведомости, по которым заработная плата выдана полностью.
При этом в учете были сделаны следующие записи
Окончание примера.
К хозяйственным расходам относятся расходы по приобретению материальных запасов, основных средств, нематериальных активов, а так же оплата коммунальных услуг, услуг связи, расходов по арендной плате за пользование имуществом и так далее.
Для отражения подотчетных сумм, предназначенных на хозяйственные расходы, используются счета:
— 0 208 04 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;
— 0 208 05 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
— 0 208 06 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;
— 0 208 07 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;
— 0 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества»;
— 0 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;
— 0 208 18 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;
— 0 208 19 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;
— 0 208 20 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;
— 0 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов»;
— 0 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов».
Водитель Андриянов Ю.П. подал заявление в бухгалтерию института с целью получить под отчет аванс, на приобретение запасных частей для ремонта легкового автомобиля, в сумме 4 000 рублей.
С разрешения руководителя, из кассы выдана сумма 4 000 рублей.
Водителем представлен авансовый отчет о приобретении запасных частей к автомобилю на сумму 3 900 рублей. Оставшаяся сумма сдана в кассу института.
В учете будут сделаны следующие записи:
Окончание примера.
К авансовому отчету по суммам, израсходованным на хозяйственные нужды в обязательном порядке должны прилагаться оформленные соответствующим образом документы, подтверждающие фактическое приобретение тех или иных товаров или оплату услуг. К таким документам относятся:
— кассовые чеки или бланки строгой отчетности, подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица;
— приходные документы (накладные), подтверждающие принятие материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения.
Наиболее часто подотчетные суммы выдаются на оплату служебных командировок. Служебной командировкой, по определению статьи 166 ТК РФ, считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В то же время, служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются и регламентируется статьей 168.1 «Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера» ТК РФ, введенной в действие с 6 октября 2006 года Федеральным законом от 30 июня 2006 года №90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».
В служебную командировку могут быть направлены только работники (в том числе и совместители) бюджетного учреждения, состоящие с ним в трудовых отношениях, регулируемых трудовым кодексом. Лица, работающие в учреждении по договорам гражданско-правового характера, трудовыми отношениями с организацией не связаны, так как эти отношения регулируются ГК РФ.
В соответствии с положениями ТК РФ, в служебные командировки не могут быть направлены:
— работники, не достигшие возраста 18 лет,
— работники, с которыми заключен ученический договор.
Статьей 259 ТК РФ предусмотрено, что направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия. При этом, не должно быть никаких медицинских противопоказаний. Кроме этого, женщина, имеющая детей, не достигших трехлетнего возраста, и направляемая в командировку, должна быть ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки и, обязательно, в письменной форме.
При учете командировочных расходов в бюджетных учреждениях следует руководствоваться следующими документами:
— Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 2 августа 2004 года №64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».
Статьей 166 ТК РФ, установлено, что особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются, в соответствии с Инструкцией №62 и со статьей 167 ТК РФ:
— сохранение места работы (должности),
— возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
Средний заработок за дни служебной командировки определяется по правилам, установленным статьей 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 года №213 (далее – Постановление №213).
Статьей 139 ТК РФ установлен единый порядок исчисления размера средней заработной платы для всех случаев.
Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат.
Это значит, что при расчете среднего заработка при направлении работника в командировку, в качестве расчетного периода применяется период в 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится начало служебной командировки.
Так если работник бюджетного учреждения отправляется в командировку 2 февраля 2007 года, то в качестве расчетного периода принимаются 12 календарных месяцев, предшествующих февралю 2007 года, то есть период с 1 февраля 2006 года по 31 января 2007 года.
Согласно статье 139 ТК РФ в коллективном договоре или локальном нормативном акте, действующем в бюджетном учреждении, могут быть предусмотрены и иные периоды (3 месяца, 6 месяцев) для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.
При расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой денежного содержания виды выплат, за исключением сумм материальной помощи. При исчислении среднего заработка учитываются также суммы ежеквартального и ежемесячного денежного поощрения работников бюджетного учреждения.
Пунктом 4 Постановления №213 установлено, что из расчетного периода при исчислении среднего заработка исключаются время и суммы, начисленные за это время если:
— за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;
— работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
— работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
— работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
— работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации;
— работнику предоставлялись дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и в других случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Дни прогула из расчетного периода для исчисления среднего заработка не исключаются.
Средний дневной заработок для оплаты дней служебной командировки определяется делением суммы денежного содержания, фактически начисленного за расчетный период, на количество фактически отработанных в этот период дней.
Выходные и праздничные дни, приходящиеся на время служебной командировки, оплате не подлежат.
Если же работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится по правилам, установленным статьей 153 ТК РФ, а именно в размере не менее двойной дневной или часовой ставки.
По желанию работника, работавшего в выходной или праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Возмещению при направлении работника в служебную командировку, на основании статьи 168 ТК РФ, подлежат следующие расходы:
— расходы по проезду до места командировки и обратно;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Новой редакцией ТК РФ официально установлено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Работнику выдается командировочное удостоверение (форма 0301024).
Пункт 1 статьи 252 НК РФ позволяет для подтверждения затрат использовать документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (в том числе приказы о командировке, проездные документы, отчетом о выполненной работе в соответствии с заданием). Это означает, что командировочное удостоверение можно не выписывать, достаточно будет приказа о командировке. Тем не менее, в экономической литературе специалисты предупреждают работников бухгалтерии о том, что в такой ситуации не исключен спор с налоговыми органами. Поэтому, если вы не хотите конфликтовать с чиновниками, лучше все же выписать командировочное удостоверение.
По возвращении из командировки, работник обязан вместе с авансовым отчетом представить и отчет о выполнении служебного задания.
Если станция, пристань, аэропорт отправления находятся за чертой населенного пункта, то учитывается и время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.
Аналогично определяется и день приезда работника в место постоянной работы.
Срок командировки определяет руководитель учреждения, но при этом следует учитывать, что, в соответствии с пунктом 4 Инструкции №62, он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Для того, чтобы получить аванс на командировочные расходы, командированный работник пишет заявление на имя руководителя учреждения, в котором указывает место и срок командировки, сумму аванса. В заявлении работник так же указывает вид транспорта, которым он собирается воспользоваться.
Порядок и суммы оплаты расходов по проезду к месту командировки и обратно регламентируется:
— пунктами 21 и 22 Указа №813,
— пунктами 12 и 13 Инструкции №62,
— подпунктом «в» пункта 1 Постановления №729.
Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы, возмещаются работнику в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
Командированному работнику оплачиваются так же расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
В том случае, если работник не представил с авансовым отчетом проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение их производится, но в размере минимальной стоимости проезда:
Возмещению подлежат так же:
— страховые взносы на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте (стоимость добровольного страхования возмещению не подлежит),
— оплату услуг по оформлению проездных документов,
— расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Обязательное личное страхование не распространяется на пассажиров:
— всех видов транспорта международных сообщений;
— железнодорожного, морского, внутреннего водного и автомобильного транспорта пригородного сообщения;
— морского и внутреннего водного транспорта внутригородского сообщения и переправ;
— автомобильного транспорта на городских маршрутах.
Сумма страхового взноса включается в стоимость проездного документа (путевки) и взимается с пассажира (туриста, экскурсанта) при продаже проездного документа (путевки). Пассажиры (туристы, экскурсанты), пользующиеся правом бесплатного проезда в Российской Федерации, подлежат обязательному личному страхованию без уплаты ими страхового взноса.
Министерство финансов Российской Федерации в Письме от 10 мая 2006 года №03-03-04/2/138 дает следующие разъяснения. Поскольку сумма страхового взноса включается в стоимость проездных документов и взимается с пассажиров, то, значит, что она учитываться и в составе расходов на служебную командировку, при наличии документов, подтверждающих понесенные расходы. В отношении добровольного страхования пассажиров от несчастных случаев, оформленного отдельным страховым полисом, являющимся приложением к билету, Минфин сообщает, что эти расходы не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций, поскольку статья 263 НК РФ не содержит такого вида страхования.
В Письме, со ссылками на Инструкцию №62 указано, что командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте.
Организация может компенсировать работнику расходы на проезд на станцию, пристань или в аэропорт, находящийся за пределами населенного пункта, только на общественном транспорте. Оплату такси нельзя включать в состав расходов для целей налогообложения прибыли.
Далее Минфин Российской Федерации разъяснил, что, на основании статьи 263 НК РФ, добровольное страхование пассажиров от несчастных случаев, оформленное отдельным страховым полисом, не может уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций.
В этом же Письме указывается на то, что Инструкция №62 применяется для командировок в пределах России, но ею можно руководствоваться и для заграничных командировок.
В Письме Минфина Российской Федерации от 12 мая 1992 года №30 «О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах» разъясняет, что затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями подлежат возмещению командированному работнику по фактическим расходам, но подтвержденным соответствующими документами. Из этого следует, что командированные лица для оплаты стоимости пользования постельными принадлежностями должны представить квитанцию, чек или другой документ, подтверждающий стоимость этой услуги. При отсутствии названных документов оплата не производится.
Возмещение расходов в размерах, установленных указанными документами, производится бюджетными учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.
В бюджетных учреждениях работающие подразделяются на различные категории, в частности:
Порядок возмещения командировочных расходов для различных категорий работников имеет некоторые отличия. В соответствии с пунктом 21 Указа №813 расходы по проезду гражданским служащим возмещаются согласно следующим нормам:
— замещающим высшие должности категории «руководители»:
— замещающим должности категории «помощники (советники)», «специалисты»:
Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня прибытия и по день выезда к постоянному месту работы.
Если командированный работник был вынужден сделать остановку по пути следования, то в этом случае, возмещение расходов по найму жилья будет производиться только при наличии подтверждающих документов. В случае отсутствия таких документов ни 12 рублей, ни 30% от установленной нормы суточных не выплачиваются.
Документами, подтверждающими расходы по найму жилья, являются кассовые чеки, счета-фактуры, счета формы №3-Г.
Довольно часто командированные работники представляют к отчету только счета по форме №3-Г, без кассового чека. Минфин Российской Федерации в Письме от 15 июня 2006 года №03-05-01-04/164 дает следующие разъяснения по этому вопросу. Организации и частные предприниматели, оказывающие гостиничные услуги населению, имеют право проводить денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники, но при условии выдачи бланков строгой отчетности.
Приказом Минфина Российской Федерации от 13 декабря 1993 года №121 рекомендована к применению для гостиниц форма строгой отчетности №3-Г. Поэтому, для подтверждения расходов на оплату жилья счета по форме №3-Г вполне достаточно.
Подтвердить расходы по найму жилого помещения можно и документом, составленным в произвольной форме. Главное, чтобы этот документ содержал необходимые реквизиты.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 года №490 утверждены «Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» (далее – Правила). В соответствии с пунктом 8 этих Правил, оформление проживания в гостинице сопровождается выдачей проживающему лицу квитанции, талона или иного документа, подтверждающего заключение договора на оказание услуг. Этот документ должен содержать:
— фамилию, имя, отчество постояльца;
— сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
— цену номера (места в номере);
— другие необходимые данные по усмотрению гостиницы.
При проживании в гостинице не более суток (24 часов) плата взимается за сутки независимо от расчетного часа.
Подлежат возмещению командированному работнику и расходы по бронированию места в гостинице.
Оплата суточных
Подпунктом «б» пункта 1 Постановления №729 установлено, что командированному работнику бюджетного учреждения выплачиваются суточные в размере 100 рублей за каждый день командировки, в том числе и за дни нахождения в пути.
Следует отметить, что статья 168 ТК РФ предоставляет право организациям, в том числе и бюджетным учреждениям, самостоятельно определить порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, закрепив их в коллективном договоре либо в локальном нормативном акте (например, в приказе об учетной политике). Это означает, что если бюджетное учреждение осуществляет деятельность, приносящую доход, то оно может увеличить норму суточных на любую сумму, если будет выплачивая ее за счет средств, полученных в результате этой деятельности.
Пунктом 15 Инструкции №62 установлено, что суточные не выплачиваются в том случае, если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения данного работника из места командирования к постоянному месту жительства в каждом конкретном случае решается руководителем бюджетного учреждения.
Иногда на практике случаются ситуации, когда командированный работник не может во время вернуться из командировки. Это может произойти из-за нелетной погоды или из-за болезни командированного лица. В том случае, когда причина задержки работника в командировке является объективной, тогда ему полагаются дополнительные суточные. Для обоснования дополнительных командировочных выплат рекомендуется просто издать приказ о продлении сроков командировки. В этом случае данные затраты бюджетное учреждение сможет учесть как обычные командировочные расходы.
Пунктом 16 Инструкции №62 предусмотрено, что в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему, на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения. Исключение составляют случаи, когда командированный работник находится на стационарном лечении. За время болезни работнику выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев.
За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть обязательно удостоверены в установленном порядке.
Иные расходы, произведенные работником с ведома или разрешения работодателя
К иным расходам, произведенным работником с ведома или разрешения работодателя, относится:
— услуги залов официальных лиц и делегаций,
— услуги камеры хранения и другие.
Эти расходы не ограничиваются ни какими нормами, и возмещаются работнику в их фактическом размере, при условии представления соответствующих документов.
Отдельно следует сказать об услугах залов официальных лиц и делегаций.
Этими услугами пользуются отдельные категории федеральных государственных гражданских служащих. Пунктом 23 Указа №813, указано, что перечень должностей гражданской службы, замещение которых дает право пользования залами официальных лиц и делегаций, утверждает Президент Российской Федерации.
В соответствии с Приказом №168н расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям экономической классификации расходов:
Работник бюджетного учреждения Кутырев М.М. направлен в служебную командировку в город Белгород на 10 дней, с 17 по 26 января. Согласно личного заявления Кутырева М.М., ему разрешен проезд до места командировки поездом в купейном вагоне, и выданы под отчет:
— на поезд 6 800 рублей,
— на оплату гостиничного номера 3 500 рублей,
— суточные 1 000 рублей.
После возвращения из командировки Кутырев М.М. представил авансовый отчет, к которому были приложены:
— проездные билеты до места командировки и обратно на сумму 6 800 рублей,
— счет за проживание в гостинице за 7 суток на общую сумму 2 800 рублей.
Кутырев М.М. вернул в кассу учреждения остаток аванса в размере 700 рублей.
В бюджетном учете операции будут отражены следующим образом: